"Does my company need fleet management software?"

What is fleet management software?

With fleet management software, companies can centrally record and view all relevant data on their vehicle fleet and drivers.
Specifically, fleet managers have access to information on current vehicle utilization, costs or upcoming appointments such as inspections or general inspections at all times.
In addition, fleet management software supports employees in reserving vehicles and speeds up the associated approval process.
It thus ensures more efficient fleet operations while offering full transparency and cost control.
It also helps with compliance regulations, for example by ensuring that no deadlines for driving license checks or driver training in accordance with accident prevention regulations (UVV) are missed.

What tasks does fleet software perform?

The range of tasks performed by fleet management software can be roughly divided into four areas:

• Vehicle management: The basis of efficient fleet management is optimal management of the entire vehicle fleet.
  Ideally, this takes the form of a digital file in which all vehicle data – such as service appointments, mileage, damage and defects – is documented.
  In addition, fuel card costs are managed and evaluated using CSV import and automatic vehicle allocation.

• Driver management: Information on drivers is also stored in digital files in fleet management software.
  In addition to master data such as name, address and date of birth, this also includes information on the driver’s license or any administrative offenses.

• Reservation management: The booking of vehicles also plays a central role in fleet management, which can ideally be carried out easily and efficiently within a calendar overview.
  In addition, employees should be supported by an intelligent vehicle search function that lists suitable available vehicles according to criteria such as type (e.g. estate car or saloon) and equipment.
  Once they have decided on a vehicle, the booking is approved via a configurable process.

• Evaluations: These include clear statistics in the form of daily, weekly, monthly or list views of the vehicles and their utilization.

What functions should fleet management software include?

In order for companies to manage their fleet efficiently, they need to keep an eye on their entire vehicle fleet.
This also includes relevant information on the cars and/or commercial vehicles, such as mileage, dates, documents and contracts, damage and defects as well as costs and consumption data.
Added to this is the monitoring and control of driver data and driving licenses.
This is exactly what modern fleet management software can display clearly on a single interface.

In addition, fleet software should automatically remind you of expiring leasing contracts, inspections, maintenance appointments, general inspections (TÜV) or driver’s license checks or renewals so that no appointments are overlooked.
Automated processes also ensure that reservations and approvals are accelerated and workflows are simplified.
The fleet management software should be adaptable to specific company requirements, include interfaces to financial accounting or cost accounting solutions and have extensive evaluation functions, for example to graphically display the utilization or consumption of vehicles.

In order to achieve a high level of user acceptance, the fleet management software must also be user-friendly and capable of being integrated into familiar working environments.
Microsoft SharePoint and Microsoft Teams, which considerably simplify collaboration in companies, are the measure of all things here.

Warum lohnt sich eine Fuhrparkverwaltung für Ihr Unternehmen?

Mit der Fuhrparkmanagement Software der dataglobal Group stehen sämtliche Daten Ihrer Fahrzeugflotte – inklusive der Informationen zu Verträgen, Kosten, Verbräuchen und Fahrenden – auf einer einzigen Plattform zur Verfügung. Das zeitaufwändige Zusammentragen dieser Daten aus unterschiedlichen Quellen oder deren Pflege in ellenlangen Excel-Tabellen erübrigt sich ab diesem Punkt.

Die zentrale Darstellung sorgt für mehr Übersicht und Transparenz beim Fuhrparkmanagement, während durch automatisierte Prozesse Reservierungs- und Genehmigungsverfahren beschleunigt sowie Arbeitsabläufe vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Zudem unterstützen die integrierten Auswertungsfunktionen bei der Entscheidungsfindung. Dabei obliegt es Ihnen zu wählen, ob Sie die Fuhrparkmanagement Software – in Abhängigkeit von Ihrer IT-Infrastruktur – im Intranet oder in der Cloud betreiben möchten.

Advantages of fleet management software

Ein elektronisches Fuhrparkmanagementsystem wie vysoft FMS bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihren Fuhrpark effizienter zu verwalten. Durch die nahtlose Integration in bestehende Intranet-Lösungen und die einheitliche Benutzeroberfläche im gleichen Look & Feel wie andere vysoft-Module, wird der tägliche Betrieb vereinfacht und optimiert. Im Folgenden sehen Sie die wichtigsten Vorteile durch den Einsatz von vysoft FMS.

1. manage vehicles and their life cycle

Mit vysoft FMS können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Fahrzeuge systematisch und lückenlos verfolgen – von der Anschaffung über den Einsatz bis hin zur Ausmusterung oder dem Verkauf. Dies bietet folgende Vorteile:

Optimierte Planung: Durch eine zentrale Übersicht über den Fahrzeugbestand und den jeweiligen Status (z. B. Wartung, Reparatur, Nutzung) können Entscheidungen, wie die Planung von Neuanschaffungen oder Ersatzmaßnahmen, fundierter getroffen werden.

Kosteneinsparungen: Der Überblick über den Fahrzeugzustand ermöglicht es, frühzeitig Instandhaltungen oder Reparaturen zu planen, bevor größere, kostspieligere Schäden auftreten.

2. avoid conflicts, reduce effort

Das elektronische Fuhrparkmanagementsystem hilft Ihnen dabei, Konflikte bei der Fahrzeugnutzung zu minimieren. Durch klare Buchungs- und Verwaltungssysteme wird sichergestellt, dass Fahrzeuge nicht doppelt reserviert oder unübersichtlich verteilt werden.

Effiziente Fahrzeugzuteilung: Durch das integrierte Buchungssystem können Mitarbeiter Fahrzeuge einfach reservieren. Dies reduziert die Gefahr von Überschneidungen und Missverständnissen.

Reduzierter administrativer Aufwand: Manuelle Listen oder individuelle Anfragen entfallen, da alles über das System koordiniert wird. Dies spart wertvolle Arbeitszeit und minimiert Fehlerquellen.

3. utilize vehicles to capacity, reduce costs

Durch die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Fahrzeugauslastung können Sie sicherstellen, dass der Fuhrpark bestmöglich genutzt wird.

Transparenz der Nutzung: vysoft FMS bietet eine detaillierte Übersicht über die Nutzung jedes Fahrzeugs, sodass untergenutzte Fahrzeuge identifiziert und besser zugeteilt werden können.

Kostensenkung: Eine erhöhte Auslastung der Fahrzeuge führt zu einer Kostenreduktion, da keine unnötigen Fahrzeuge unterhalten werden müssen. Zudem können durch bessere Planung Fuhrparkressourcen effektiver genutzt werden, was Wartungs- und Betriebskosten senkt.

4. monitor deadlines / ensure maintenance

Eine der größten Herausforderungen im Fuhrparkmanagement ist die Überwachung von Wartungsintervallen und Terminen. vysoft FMS erleichtert diese Aufgabe erheblich:

Automatisierte Erinnerungen: Wartungstermine, Inspektionen oder TÜV-Prüfungen werden automatisch im System hinterlegt, und es erfolgen rechtzeitige Erinnerungen an die zuständigen Mitarbeiter.

Vermeidung von Strafen und Ausfällen: Durch die pünktliche Wartung der Fahrzeuge werden teure Reparaturen oder Strafen durch verpasste Termine (z. B. TÜV) vermieden. Außerdem wird die Ausfallzeit von Fahrzeugen minimiert.

5. document management / document administration

Another function of vysoft FMS is the integrated document management, which enables centralized management of all relevant documents.

Secure document storage: Vehicle documents, insurance policies, maintenance logs and other relevant documents can be stored and managed centrally in the system.
This means they are available at all times and can be viewed quickly.

Contract management: Contracts with lessors or service providers can also be managed efficiently.
Terms, notice periods and contract contents can be called up at the touch of a button.

6. manage driver and vehicle documents and contracts

Nicht nur Fahrzeuge, sondern auch Fahrer und deren Papiere müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden. vysoft FMS unterstützt Sie dabei, dass alle relevanten Daten immer aktuell sind.

Überprüfung von Fahrberechtigungen: Mit vysoft FMS kann sichergestellt werden, dass alle Fahrer die nötigen Führerscheine und Qualifikationen besitzen und diese auch regelmäßig überprüft werden.

Verwaltung von Fahrerverträgen: Fahrer können einfach im System angelegt und ihre Verträge und zugehörigen Dokumente verwaltet werden. Zudem können etwaige Schulungen oder Nachweise ebenfalls im System hinterlegt werden, was die Verwaltung effizienter und sicherer macht.

Conclusion

In der heutigen Zeit, in der die Anforderungen an Unternehmen durch steigende Kosten und strengere gesetzliche Vorschriften kontinuierlich zunehmen, ist eine Fuhrparkmanagement Software nicht nur eine Option, sondern eine notwendige Investition für jedes Unternehmen mit einem Fuhrpark.

Ein solches System ermöglicht es, die Prozesse rund um die Fahrzeugflotte effizienter zu gestalten, Konflikte und Fehler zu minimieren und gleichzeitig wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld zu sparen. Die zentrale Verwaltung aller fahrzeug- und fahrerbezogenen Daten, die automatische Überwachung von Terminen und Wartungen sowie die optimierte Auslastung der Fahrzeuge sind entscheidende Vorteile, die zu einer spürbaren Kostensenkung führen. Darüber hinaus gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Vorgaben Sicherheit und Rechtssicherheit.

Durch den Einsatz einer Fuhrparkmanagement Software wie vysoft FMS kann der gesamte Fuhrparkbetrieb transparenter, effizienter und wirtschaftlicher gestaltet werden – und das bei minimalem administrativem Aufwand. Damit bietet eine solche Software einen klaren Wettbewerbsvorteil und zahlt sich nachhaltig aus.