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Definition ZUGFeRD
„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen zu vereinfachen und zu automatisieren. Es kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei, die sämtliche Rechnungsdaten strukturiert enthält. Diese Kombination ermöglicht sowohl eine einfache Lesbarkeit für den Menschen als auch eine effiziente, automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme. Mit der XRechnung gehört ZUGFeRD zu den zwei etablierten Formaten der E-Rechnung in Deutschland.
Die Komponenten
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Komponenten, einer PDF/A-3-Datei sowie einer eingebetteten XML-Datei.
PDF/A-3-Datei
Die PDF/A-3-Datei stellt die Rechnung in einem leicht verständlichen und visuell ansprechenden Format dar. Sie enthält alle typischen Elemente einer Rechnung in lesbarer Form, wie Absender- und Empfängerinformationen, Rechnungsnummer und Datum, Einzelheiten zu den gelieferten Produkten oder Dienstleistungen, Preise und Mehrwertsteuerangaben sowie Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen.
XML-Datei
Die XML-Datei ist in die PDF/A-3 Datei eingebettet und enthält die strukturierten Daten der Rechnung. ERP-Systeme und anderen Softwarelösungen können diese Daten automatisch auslesen und verarbeiten, während sie für Menschen nicht direkt lesbar sind. Die XML-Datei basiert auf dem international anerkannten UN/CEFACT-Standard.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ZUGFeRD ist immer auch eine E-Rechnung. Sie entspricht allen geltenden gesetzlichen Anforderungen der EU und bietet Unternehmen gleichzeitig die Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements. Zusammen mit der XRechnung gehört sie zu den zwei wichtigsten E-Rechnungsstandards in Deutschland.
Wie ist eine ZUGFeRD Rechnung aufgebaut?
Hier sehen Sie den typischen Aufbau einer XML-Struktur.
Header
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Lieferdatum
- Währungsangaben
Parties
- Informationen zu Verkäufer und Käufer (Namen, Adressen, Kontaktinformationen)
- Steuernummern und USt-IdNr.
Monetary Totals
Gesamtbetrag der Rechnung
Steuerbetrag
Rabattinformationen
Line Items
- Einzelheiten zu den Produkten oder Dienstleistungen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuerangaben)
- Zeilenpositionen
Beispiel-Code einer einfachen ZUGFeRD XML-Struktur:
Beispiel-Code einer einfachen XML-Struktur:
Beispiel-Code einer einfachen XML-Struktur:
Beispiel-Code einer einfachen XML-Struktur:
Vorteile auf einen Blick
Interoperabilität
Effizienzsteigerung
Kosteneinsparungen
Rechtssicherheit und Compliance
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Flexibilität
Umweltfreundlichkeit
Interoperabilität
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format, das von vielen ERP-Systemen und Softwarelösungen unterstützt wird, was die Interoperabilität und den Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen IT-Systemen und Unternehmen erleichtert. Da ZUGFeRD die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt, wird es europaweit anerkannt und kann in vielen europäischen Ländern verwendet werden.
Effizienzsteigerung
Durch die maschinenlesbare XML-Komponente von ZUGFeRD können Rechnungen automatisiert in die Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung, da die automatisierte Verarbeitung eine zügigere Prüfung und Freigabe von Zahlungen ermöglicht.
Kosteneinsparungen
ZUGFeRD-Rechnungen werden elektronisch übermittelt und gespeichert, wodurch sich der Papierverbrauch sowie die Kosten für Druck und den Postversand reduzieren. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung senkt den Bedarf an manueller Arbeit, wodurch Personalkosten reduziert und Ressourcen effizienter genutzt werden können.
Rechtssicherheit und Compliance
ZUGFeRD-Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland und vielen weiteren Ländern, was die Einhaltung von Steuer- und Aufbewahrungsvorschriften erleichtert. Dank der PDF/A-3-Komponente, einem langzeitarchivierbaren Format, eignen sie sich zudem für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Rechnungen.
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Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Die PDF/A-3-Datei kombiniert Lesbarkeit für Menschen mit einer XML-Datei, die strukturierte Daten für die maschinelle Verarbeitung enthält, was die Überprüfung und Nachvollziehbarkeit von Rechnungsinformationen erleichtert. Standardisierte Rechnungsinhalte sorgen zudem für klare und konsistente Daten, die leicht nachvollzogen und analysiert werden können.
Flexibilität
Der Verzicht auf Papier und physische Transportwege bei der Nutzung von ZUGFeRD trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei. Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung werden natürliche Ressourcen geschont und die Umweltbelastung verringert, was zur Nachhaltigkeit beiträgt.
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E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025
Das ZUGFeRD-Format erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025. Diese Pflicht zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsverarbeitung zu steigern, Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben. Das Format basiert auf dem europäischen Standard EN 16931, der als Grundlage für die E-Rechnungspflicht in vielen europäischen Ländern dient. Unternehmen, die dieses Format verwenden, können sicher sein, dass sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren.
Insgesamt bietet das ZUGFeRD-Format eine zukunftssichere Lösung, die Unternehmen hilft, die E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025 zu erfüllen und gleichzeitig ihre Prozesse zu optimieren.
Über welche Plattformen können ZUGFeRD-Rechnungen übermittelt werden?
E-Rechnungen können über verschiedene Plattformen und Kommunikationswege übermittelt werden, die sowohl die technischen als auch die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen. Hier sind einige der gängigsten Plattformen und Methoden:
E-Invoicing-Plattformen
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): PEPPOL ist ein Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von elektronischen Dokumenten ermöglicht. Viele E-Invoicing-Dienstleister bieten PEPPOL als Transportweg für ZUGFeRD-Rechnungen an.
Spezialisierte E-Invoicing-Dienstleister: Plattformen wie Basware, Tungsten Network usw. bieten umfassende Lösungen für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang, einschließlich Unterstützung für ZUGFeRD.
Webportale
Kunden- und Lieferantenportale: Einige größere Unternehmen bieten ihren Geschäftspartnern Zugang zu speziellen Webportalen, über die Rechnungen hochgeladen und verwaltet werden können. Diese Portale unterstützen in der Regel auch das ZUGFeRD-Format.
ZRE Bund: Das „Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes“ (ZRE Bund) ist eine Plattform, über die Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen einreichen können. ZUGFeRD wird von diesem Portal unterstützt, was die Einreichung und Verarbeitung von Rechnungen an Bundesbehörden erleichtert.
Eine der einfachsten Methoden, ZUGFeRD-Rechnungen zu übermitteln, ist der Versand per E-Mail. Die PDF/A-3-Datei, welche die eingebetteten XML-Daten enthält, kann der E-Mail als Anhang beigefügt werden. Dies ist eine weit verbreitete Methode, die insbesondere für kleinere Unternehmen geeignet ist.
API-Schnittstellen
Unternehmen können API-Schnittstellen nutzen, um ZUGFeRD-Rechnungen direkt zwischen verschiedenen Systemen zu übermitteln. Dies ermöglicht eine direkte und automatisierte Kommunikation ohne menschliches Eingreifen.
EDI (Electronic Data Interchange)
Der elektronische Datenaustausch über EDI-Netzwerke ist eine etablierte Methode für den Austausch von Geschäftsdokumenten. ZUGFeRD-Rechnungen können in EDI-Formate umgewandelt und über diese Netzwerke versendet werden.
ERP-Systeme
Viele moderne ERP-Systeme unterstützen den Versand und Empfang von E-Rechnungen direkt innerhalb der Software. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse und reduziert den manuellen Aufwand.
Postdienstleister
Einige Postdienstleister bieten hybride Lösungen an, bei denen elektronische Rechnungen in Papierform umgewandelt und physisch versendet werden. Das kann nützlich sein, wenn der Empfänger noch keine elektronische Rechnungslösung implementiert hat.
Fazit
Das ZUGFeRD-Format stellt eine moderne, effiziente und rechtssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung dar. Es kombiniert die Vorteile der menschlichen Lesbarkeit und der maschinellen Verarbeitung in einem einzigen Dokument, was Unternehmen viele Vorteile bietet. Durch die Nutzung dieses Formats können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck reduzieren.