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Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Rechtliche Anforderungen erfüllen und Unternehmensvorteile nutzen

Unternehmen und Selbstständige sind dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Oft ist jedoch unklar,

  • was genau eine Verfahrensdokumentation ist,
  • welche Komponenten sie beinhaltet,
  • wie sie erstellt wird
  • und welchen gesetzlichen und betrieblichen Zweck sie erfüllt.

Insbesondere die rechtlichen Grundlagen stellen oftmals vor Herausforderungen.

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Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente den gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung entspricht. Für Betriebsprüfer dient sie als umfassendes Handbuch Ihres Unternehmens, das alle steuerrelevanten Prozesse, Daten und Ablagesysteme detailliert beschreibt.

Das Hauptziel ist es, dass ein sachverständiger Dritter in kurzer Zeit die internen Verfahren und Abläufe nachvollziehen und überprüfen kann. Darüber hinaus bietet eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation jedem Unternehmen Vorteile, die über die gesetzliche Notwendigkeit hinausgehen.

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht? – Erklärung der GoBD Verfahrensdokumentation

Wer muss überhaupt eine Verfahrensdokumentation erstellen? Und ist dies gesetzlich vorgeschrieben?

Die klare Antwort: Ja, für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen ist die Erstellung laut GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Das gilt für alle Unternehmer und Freiberufler in Deutschland. Während die Gestaltung der Dokumentation flexibel gehandhabt werden kann, muss sie dennoch so strukturiert sein, dass ein Betriebsprüfer sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums nachvollziehen kann.

Was bedeutet GoBD bzw. „GoBD konform“?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze, die vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt wurden, definieren die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung in Unternehmen. Die GoBD ist 2015 in Kraft getreten.

GoBD-konform zu sein bedeutet also, dass die Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen den Vorgaben der GoBD entspricht.

Paragraph, revisionssicher, rechtssicher,<br />
Compliance

Welche Rolle spielt die revisionssichere Archivierung?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden geschäftliche Unterlagen zunehmend digital statt physisch archiviert. Eine zentrale Anforderung an die digitale Archivierung ist der Schutz

  • vor unautorisiertem Zugriff,
  • Veränderung
  • und Löschung der Dokumente.

Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, können zudem die wesentlichen Richtlinien der GoBD nicht eingehalten werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem, das die revisionssichere Archivierung ermöglicht, bietet somit Unterstützung bei der Erreichung der GoBD-Konformität. „Revisionssicher“ bedeutet, dass die archivierten Dokumente für einen festgelegten Zeitraum unveränderlich gespeichert werden. Die revisionssichere Archivierung schafft somit die notwendigen Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation im Unternehmen.

Welche Strafen drohen?

Ohne Verfahrensdokumentation besteht das Risiko, dass Ihre Buchführung als unzureichend eingestuft wird. Selbst wenn eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, sie aber formale und sachliche Mängel aufweist, kann dies bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall droht eine Steuerschätzung. Daher ist es dringend zu empfehlen, eine ordnungsgemäße und sorgfältige Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dies bietet zudem Vorteile für Unternehmen.

Vorteile der Verfahrensdokumentation im Überblick

Die Vorteile für Unternehmen sind vielfältig und wirken sich auf verschiedene Bereiche des Geschäftsbetriebs aus. Somit ist eine Verfahrensdokumentation nicht nur aus rechtlicher Sicht sinnvoll, sondern trägt erheblich zur Stabilität und Weiterentwicklung eines Unternehmens bei.

Rechtliche Sicherheit

Prozessoptimierung

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Wissenserhalt

Prüfungssicherheit

Qualitätssicherung

s

Risikominimierung

Effiziente Kommunikation

Rechtliche Sicherheit

Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass ein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, insbesondere im Hinblick auf die GoBD.

Prozessoptimierung

Durch die detaillierte Dokumentation von Abläufen können ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden. Dies führt zu einer gesteigerten Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Alle relevanten Prozesse und ihre Zusammenhänge werden klar und verständlich festgehalten. Dies erleichtert das Verständnis und die Nachverfolgbarkeit von Arbeitsabläufen für alle Mitarbeitenden.

Wissenserhalt

Unternehmenswissen wird systematisch erfasst und bleibt auch bei personellen Veränderungen erhalten. Neue Mitarbeitende können sich schneller einarbeiten, da sie auf umfassende Dokumentationen zurückgreifen können.

Prüfungssicherheit

Bei Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden oder internen Audits sind alle erforderlichen Dokumente schnell und vollständig verfügbar. Dies reduziert das Risiko von Beanstandungen und daraus resultierenden Strafen oder Steuerschätzungen.

Qualitätssicherung

Durch die standardisierte Dokumentation von Prozessen wird die Einhaltung von Qualitätsstandards gewährleistet. Abweichungen können schneller erkannt und behoben werden.

Risikominimierung

Klar definierte und dokumentierte Prozesse helfen, Risiken zu identifizieren und zu minimieren. Potenzielle Fehlerquellen werden erkannt und können präventiv angegangen werden.

Effiziente Kommunikation

Eine umfassende Verfahrensdokumentation erleichtert die interne Kommunikation, da alle Mitarbeitenden auf denselben Informationsstand zugreifen können. Dies fördert eine einheitliche Arbeitsweise und reduziert Missverständnisse.

Wie unterstützt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Verfahrensdokumentation?

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem mit der Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung stellt die Weichen für eine gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation. Insgesamt unterstützt ein DMS bei der Erstellung und Pflege, indem es für Ordnung, Sicherheit und Effizienz sorgt.

Die wichtigsten DMS-Funktionen im Überblick

Zentrale Speicherung und Verwaltung

Alle Dokumente werden zentral gespeichert und verwaltet, was den Zugriff und die Verwaltung erheblich erleichtert. Das sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen nicht verloren gehen und stets verfügbar sind.

Revisionssicherheit

Ein DMS bietet die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass Dokumente nach ihrer Ablage nicht mehr verändert werden können. Für viele Dokumentenarten (Verträge, Rechnungen etc.) besteht die Notwendigkeit einer revisionssicheren Archivierung, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten.

Nachvollziehbarkeit und Transparenz

Ein DMS protokolliert alle Änderungen und Zugriffe auf Dokumente. Dadurch bleibt stets nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, was die Transparenz erhöht.

Zugriffskontrolle und Sicherheit

Ein DMS ermöglicht die Einrichtung von Benutzerrechten und -rollen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Sensible Informationen werden so vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Effiziente Suche und Abrufbarkeit

Mit leistungsfähigen Suchfunktionen können Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Das ist besonders wichtig, wenn Dokumente im Rahmen von Prüfungen oder internen Audits schnell verfügbar sein müssen.

Standardisierung von Prozessen

Ein DMS hilft bei der Standardisierung und Dokumentation von Prozessen, was die Konsistenz und Qualität der Arbeit erhöht.

Langfristige Aufbewahrung und Compliance

Durch die langfristige Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten stellt ein DMS sicher, dass alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Kosteneinsparungen

Durch die Reduzierung von Papierverbrauch und Lagerkosten sowie die Effizienzsteigerungen in der Verwaltung können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.

Verfahrensdokumentation Beratung

Eine qualifizierte Erstberatung sollten Unternehmen bei einem Steuerberater oder alternativ bei den entsprechenden internen Ansprechpartnern einholen (Prokurist, Buchhaltung, Rechtsabteilung etc.), da hier die entsprechende rechtliche Expertise vorliegt.

Als Ergänzung kann der DMS-Anbieter bei entsprechendem Know-How Hilfestellungen anbieten und erklären, wie die Software bei der Umsetzung im Unternehmen unterstützen kann. Dieses Wissen erleichtert die rechtskonforme Erstellung einer Verfahrensdokumentation erheblich.

Verfahrensdokumentation - Beratung -dataglobal Group

Verfahrensdokumentation Muster

Eine allgemeingültige Vorlage für die Erstellung gibt es nicht. Die Anforderungen variieren je nach Unternehmen, Branche und rechtlichen Rahmenbedingungen. Hilfreich bei der Erstellung können jedoch verschiedene frei zugängliche Checklisten sein, welche die wichtigsten Bausteine enthalten – diese ähneln sich in der Regel in den folgenden Punkten:

  • Einsatzgebiet
  • Technische Systemlösung und Migration
  • Sachlogische Lösung
  • Prozesse
  • IT-Infrastruktur
  • Datensicherheit und Verfügbarkeit
  • Sonstige relevante Dokumentationen und Inhalte
  • Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation
  • Internes Kontrollsystem (IKS)

Ein besonders wichtiger Aspekt ist das Interne Kontrollsystem (IKS), das in den GoBD ausdrücklich gefordert wird. Es umfasst unter anderem die Bereitstellung der Prozessdokumentation im Rahmen des Datensicherheitskonzepts und spielt eine entscheidende Rolle für die Verfahrensdokumentation. Ob die Aufgaben des IKS manuell oder mithilfe einer Softwarelösung durchgeführt werden, bleibt dem Unternehmen überlassen.

Fazit

Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht für Unternehmen und Selbstständige, da diese die gesetzlichen Anforderungen der GoBD berücksichtigen müssen. Gleichzeitig profitieren sie aber auch von betrieblichen Vorteilen, die aus der Dokumentation entstehen.

Insgesamt trägt die Verfahrensdokumentation zur rechtlichen Sicherheit, Prozessoptimierung, Transparenz, Prüfungssicherheit und Risikominimierung bei. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt die revisionssichere Archivierung und erleichtert die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation durch zentrale Speicherung, Nachvollziehbarkeit und effiziente Zugriffskontrollen.

Eine qualifizierte Beratung, idealerweise durch einen Steuerberater oder interne Experten, ergänzt durch die technische Unterstützung eines DMS, erleichtert die rechtskonforme Erstellung und Nutzung der Verfahrensdokumentation erheblich und ist daher dringend zu empfehlen.

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