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Was ist revisionssichere Archivierung?

GoBD-konforme Dokumentenarchivierung

Dokumente rechtssicher archivieren

Unternehmen sind per Gesetz dazu verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente unter Einhaltung festgelegter Kriterien aufzubewahren. Dazu gehören Unterlagen wie z. B. Rechnungen, Belege und Verträge. Doch auch im Sinne der Datensicherheit ist eine effiziente digitale Archivierung heutzutage unumgänglich. Durch die revisionssichere Archivierung erhalten Unternehmen das nötige Werkzeug, um diese Anforderungen zu erfüllen. .

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Was ist revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass ein Dokument so hinterlegt wird, dass es vor Änderungen geschützt ist. Das Dokument liegt für einen festgelegten Zeitraum in dem Zustand vor, in dem es initial ins Unternehmen eingegangen ist. Sollten doch Änderungen am Dokument vorgenommen werden, erfolgt dies an einer Kopie des Dokuments – das Original bleibt unangetastet.

Die revisionssichere Archivierung ist ein wichtiger Prozess in Hinsicht auf rechtliche und regulatorische Anforderungen, die sich auf die Beweisbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Daten beziehen. Diese Kriterien müssen erfüllt sein, da für Geschäftsdokumente bestimmte Aufbewahrungsfristen gelten, an die sich Unternehmen bei der Archivierung halten müssen.

Beispiele für die Aufbewahrungsfristen steuerrelevanter Unterlagen*

So gilt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist z. B. für steuerrelevante Unterlagen wie

  • Verträge,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Versicherungspolicen und
  • Mahnungen.

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Unterlagen wie z.B.

  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen und
  • Rechnungen

 

Was bedeutet GoBD?

Die Grundsätze zur digitalen Archivierung sind in der GoBD festgelegt. Die Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD gilt für Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige.

Um Revisionssicherheit nach GoBD zu ermöglichen, muss das eingesetzte Dokumentenmanagementsystem (DMS) die folgenden Grundsätze in der Archivierung erfüllen:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Ordnung
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Unveränderbarkeit
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Warum muss revisionssicher archiviert werden?

Folgend die wichtigsten Gründe, warum Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem mit der Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung benötigen.

Rechtliche Anforderungen erfüllen

Unternehmen müssen gesetzliche Vorschriften und Compliance-Standards einhalten, die eine revisionssichere Archivierung erfordern. Dazu gehören Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder branchenspezifische Regularien.

Beweisbarkeit

Die revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass Informationen nicht nachträglich verändert werden können. Dies ist entscheidend, um im Falle von rechtlichen Streitigkeiten oder Audits die Beweisbarkeit von Daten sicherzustellen.

Integrität und Authentizität

Durch die revisionssichere Archivierung wird sichergestellt, dass Daten während ihrer gesamten Lebensdauer unverändert und manipulationssicher bleiben. Dies hilft, die Integrität und Authentizität der Daten zu wahren.

Langfristige Aufbewahrung

Viele Informationen müssen über lange Zeiträume aufbewahrt werden, sei es aus rechtlichen Gründen oder für historische Zwecke. Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass diese Daten auch über viele Jahre hinweg zugänglich und lesbar bleiben.

Datensicherheit

Durch die Sicherstellung, dass Daten revisionssicher archiviert werden, können Unternehmen das Risiko von Datenverlusten, -beschädigungen oder -manipulationen minimieren, was wiederum das Vertrauen von Kunden, Partnern und Regulierungsbehörden stärkt.

Insgesamt ist die revisionssichere Archivierung ein unverzichtbarer Bestandteil der Informationsverwaltung für Unternehmen und Organisationen, um die Integrität, Verfügbarkeit und Beweisbarkeit ihrer Daten sicherzustellen.

Vorteile der revisionssicheren Archivierung für Unternehmen

Rechtssicherheit

Individualisierbares Rechtekonzept

Einfache Integration in bestehende Systeme

Rechtssicherheit

Die GoBD und die DSGVO (Stichwort „Datenschutz“) geben klare Vorschriften für Unternehmen, indem sie den Umgang mit Dokumenten und personenbezogenen Daten regeln. Ein Dokumentenmanagementsystem mit der Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung unterstützt Betroffene, diese Regeln adäquat einzuhalten. Hierbei können auch problemlos die unterschiedlichen Fristen berücksichtigt werden, die für die unterschiedlichen Dokumenttypen gelten.

Individualisierbares Rechtekonzept

Nicht jedes Dokument soll von jedem Mitarbeitenden eingesehen oder sogar bearbeitet werden können. Ein individualisierbares Rechtkonzept ermöglicht es, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu verteilen, sodass die Dokumente optimal geschützt sind.

Einfache Integration in bestehende Systeme

Eine Archivierungssoftware, die Revisionssicherheit ermöglicht, lässt sich problemlos in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren. Durch Schnittstellen zu verschiedenen Anwendungen lassen sich Dokumente problemlos integrieren und auf Wunsch revisionssicher archivieren.

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Ob ein Dokument revisionssicher archiviert werden muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der branchenspezifischen Anforderungen und der rechtlichen Vorschriften, die auf das Unternehmen zutreffen. Im Allgemeinen umfassen die Dokumente, die häufig revisionssicher archiviert werden müssen, die folgenden Arten:

Finanzdokumente

Zu den Finanzdokumenten gehören insbesondere Buchhaltungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Rechnungen, Quittungen, Gehaltsabrechnungen und andere finanzielle Aufzeichnungen.

Verträge und Vereinbarungen

Alle Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitern sollten revisionssicher archiviert werden, um die Integrität und Authentizität der Vereinbarungen zu gewährleisten.

Geschäftskorrespondenz

Auch E-Mails, Briefe, Memos und andere schriftliche Kommunikation, die für das Geschäft wichtig sind, sollten in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden.

Compliance-Dokumente

Rechtliche und regulatorische Dokumente wie Lizenzen, Genehmigungen, Zertifizierungen und andere Nachweise über die Einhaltung von Vorschriften.

Personalakten

Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Schulungsunterlagen und andere Informationen über Mitarbeitende sollten revisionssicher archiviert werden. So kann  die Privatsphäre der Mitarbeitenden besser geschützt werden.

Transaktionsaufzeichnungen

Alle Aufzeichnungen über Geschäftstransaktionen, einschließlich Verkaufsbelege, Zahlungsbelege und Transaktionsprotokolle, sollten revisionssicher archiviert werden, um die Integrität der Geschäftstransaktionen zu gewährleisten.

Technische Unterlagen

Patente, technische Spezifikationen, Forschungsberichte und andere technische Dokumentationen sollten revisionssicher archiviert werden, um geistiges Eigentum zu schützen und die Authentizität technischer Daten sicherzustellen.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumente in digitalen Akten verwalten können.

Revisionssichere Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt das Fundament für den digitalen Arbeitsplatz dar. Es beinhaltet das digitale Archiv, in dem alle unternehmensrelevanten Dokumente des Unternehmens hinterlegt sind. Die digitale Archivierung ist also keine isolierte Software, sondern Bestandteil eines DMS. Im Folgenden wird der typische Lebenszyklus eines Dokuments in einem DMS bzw. Enterprise Content Management System (ECM) dargestellt:

Revisionssichere Archivierung als Teil des Dokumenten-Lebenszyklus

Die Möglichkeit, revisionssicher zu archivieren, stellt in der Regel eine Grundvoraussetzung für moderne DMS dar, um die Anforderungen von Unternehmen zu erfüllen. Andernfalls können rechtliche Anforderungen in der Archivierung von Dokumenten nicht eingehalten werden.

*Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung für die korrekte Archivierung von Geschäftsdokumenten dar. Auch können die genauen Anforderungen je nach Land, Branche und Art des Unternehmens variieren. Es ist wichtig, die geltenden Gesetze und Vorschriften zu berücksichtigen und möglicherweise rechtliche oder branchenspezifische Experten zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die revisionssichere Archivierung den erforderlichen Standards entspricht.

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