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Was ist Compliance?

Transparenz und Kontrolle im Unternehmen

Damit Unternehmen Compliance-Richtlinien einhalten können, ist ein regelkonformes Verhalten im Umgang mit Daten unerlässlich. Mit dem richtigen Compliance Management System gelingt die Umsetzung von gesetzlichen Bestimmungen einfacher und übersichtlicher. Das Ziel ist es, Verstöße zu vermeiden und gesetzliche Regelungen einzuhalten.

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Definition Compliance

Beim diesem Thema geht es vor allem darum, Schaden für das Unternehmen abzuwenden. Die Umsetzung gelingt durch die Implementierung von gesetzlichen Regelungen und internen Weisungen in alltägliche Geschäftsprozesse. Für jedes Unternehmen ist deren Einhaltung beim Bearbeiten, Aufbewahren und Löschen von Daten ein Muss. Nur wer die gesetzlichen und internen Richtlinien befolgt, kann Verstöße z. B. gegen die DSGVO vermeiden.

Warum ist Compliance wichtig?

Compliance ist für Unternehmen aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. Zum einen dient die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und regulatorischer Standards dazu, rechtliche Risiken zu minimieren. Unternehmen, die gegen Gesetze verstoßen, können mit schwerwiegenden Konsequenzen wie Geldstrafen, rechtlichen Schritten und Reputationsschäden konfrontiert sein.

Darüber hinaus wird eine verantwortungsvolle Unternehmenskultur gefördert, die auf Integrität und Ethik basiert. Dies trägt nicht nur zur langfristigen Reputation des Unternehmens bei, sondern auch zur Stärkung des Vertrauens bei Kunden, Geschäftspartnern und Investoren.

Ein gut durchdachtes Compliance Management System (CMS) hilft Unternehmen zudem, Geschäftsprozesse zu optimieren, Effizienz zu steigern und interne Abläufe zu standardisieren. Dies kann Kosten senken und operative Risiken verringern, indem klare Richtlinien und Verfahren implementiert werden.

Insgesamt trägt Compliance entscheidend zur Sicherung der langfristigen Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei, indem es rechtliche, ethische und finanzielle Risiken minimiert und gleichzeitig Vertrauen und Glaubwürdigkeit stärkt.

Was ist ein Compliance Management System?

Ein Compliance Management System (CMS) ist ein strukturiertes Rahmenwerk innerhalb eines Unternehmens, das die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, regulatorischer Anforderungen, ethischer Standards und interner Richtlinien sicherstellt. Es identifiziert, bewertet und minimiert Risiken, die mit der Nichteinhaltung verbunden sind, und fördert eine integre und verantwortungsvolle Unternehmenskultur.

Zu den Hauptkomponenten eines CMS gehören die Festlegung von Policies und Verfahren, Risikobewertung und -management, Mitarbeiterschulungen sowie die Überwachung und Kontrolle der Einhaltung. Regelmäßige Audits und Berichterstattung dienen der Überprüfung, während Reaktions- und Korrekturmaßnahmen Verstöße beheben sollen. Eine kontinuierliche Verbesserung passt das CMS an neue gesetzliche Anforderungen und Unternehmensveränderungen an.

Ziele eines CMS umfassen die Sicherstellung der Gesetzestreue, die Minimierung rechtlicher Risiken, die Förderung einer ethischen Unternehmenskultur, die Effizienzsteigerung durch standardisierte Abläufe und die Schaffung von Transparenz und Vertrauen. Insgesamt ist ein gut etabliertes CMS entscheidend für die langfristige Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Vorteile eines Compliance Management Systems

Gesetzlichen Regelungen erfüllen

Sich selbst und Mitarbeiter vor Strafdelikten schützen

Professionalität gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Investoren und Banken verbessern

Know-how und Wettbewerbsvorteile aufbauen

Image vor Skandalen schützen

Frühere Erkennung von Risiken

Präventives Vorgehen gegen Compliance-Verstöße

Wie unterstützt ein Dokumentenmanagementsystem im Rahmen eines CMS?

Mit der Digitalisierung der Dokumente im Rahmen eines Dokumentenmanagementsystems und den damit verbundenen Prozessen werden nicht nur gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert eigenhalten, sondern auch der Informationszugriff verbessert. Durch Datenschutz, revisionssichere Archivierung und das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen können Strafen vermieden werden.

Hier ein Überblick, was ein DMS in diesem Rahmen leisten kann:

N

Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit durch optimierte digitale Prozesse

N

Sicherheit, dass Daten den jeweiligen Compliance-Regeln entsprechend aufbewahrt und behandelt werden

 

N

Schnelles und sicheres Finden von Informationen

 

N

Zugriffsgewährung auf Teilbereiche zur Prüfung

 

N

Automatisierte und sichere Löschung von Daten (defensable delete)

 

N

Wettbewerbsvorteile durch Gewährleistung kundenspezifischer Anforderungen, wie z.B. Auftragsdatenverarbeitung ADV, Produktionsdatensicherung, Qualitätsdatensicherung etc.

N

Schnelle und einfache Reaktion auf rechtlich relevante Regeln

N

Unterstützung von E-Discovery-Prozessen

 

Fazit

Das Verständnis und die Umsetzung von Compliance sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine verantwortungsvolle Unternehmenskultur zu fördern.

Ein Compliance Management System (CMS) bietet ein strukturiertes Rahmenwerk, das gesetzliche Vorschriften, regulatorische Anforderungen und ethische Standards sicherstellt. Durch klare Policies, Risikobewertung, Schulungen und Überwachungsmechanismen unterstützt das CMS Unternehmen dabei, Verstöße zu vermeiden und Effizienz zu steigern. Insgesamt trägt ein gut etabliertes CMS zur langfristigen Nachhaltigkeit, Wettbewerbsfähigkeit und zum Aufbau von Vertrauen bei Stakeholdern bei.

FAQ – Die häufigsten Fragen 

Was sind Compliance-Themen?

Der Begriff Compliance umfasst Bereiche der Korruption, Geldwäsche, Untreue, Betrug und kartellwidrigen Absprachen. Relevante Inhalte beginnen jedoch schon bei Themen wie Datenschutz, revisionssichere Archivierung oder das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Eine Abgrenzung ist nur schwer zu treffen, daher kann man allgemein sagen: Überall wo es um Regeltreue von Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes geht, ist Compliance relevant.

Welche Konsequenzen ziehen Compliance-Verstöße mit sich?

Abgesehen von den entstandenen Imageschäden können immense Bußgeldrisiken oder sogar Haftstrafen folgen. Möglich sind jedoch auch Vermögensabschöpfungen, Steuernachforderungen, Vertragsaufhebungen, Beraterkosten und Schadenersatzforderungen.

Was macht eine Compliance-Abteilung und wann braucht man einen Compliance-Beauftragten?

Die Bestellung eines Compliance-Beauftragten gilt als erster Schritt in Richtung Compliance Management System und ist ein wichtiger Teil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung (Corporate Governance). Compliance Manager oder ganze Abteilungen sorgen für die Umsetzung und Kommunikation rechtskonformer Abläufe, um den Code of Conduct zu manifestieren. Nur so kann Corporate Compliance innerhalb des Systems gesichert werden.

Welch Bedeutung hat Compliance für mittelständische Unternehmen?

Das Einhalten von Compliance-Anforderungen erfordert hohen organisatorischen und manuellen Aufwand, weshalb viele Unternehmen zunächst das Risiko in Kauf nehmen. Darüber hinaus werden oft fehlende zeitliche oder finanzielle Ressourcen sowie die zusätzlichen Belastungen durch eine Compliance-Bürokratie als Gründe genannt. In Compliance zu investieren, zahlt sich aber in jeder Hinsicht aus – zumal sich ein effektives Compliance-Management-System auch mit einem kleinen Budget und angemessenem Aufwand implementieren lässt. Der Nachweis einer entsprechenden Kultur vereinfacht zunehmend die Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen und kann zu Vorteilen bei der Auftragsvergabe, z. B. im Rahmen von Ausschreibungen, führen.

Welche Bedeutung hat Compliance im Konzern?

Neben der Leitungs- und Organisationsverantwortung hat der Vorstand eine bedeutende Funktion. Er muss dafür sorgen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter sämtliche Vorschriften einhalten, die das Rechtssubjekt betreffen. Die Geschäftsleitung und der Vorstand genügen nur dann ihrer Leitungsaufgabe, wenn sie mithilfe von Prävention und Überwachung das Unternehmen so organisieren, dass keine derartigen Gesetze verletzt werden. Nach dem Motto „Eltern haften für ihre Kinder“ bezieht sich die Verantwortung nicht nur auf die Konzernmutter, sondern auch auf Tochter- und Enkelgesellschaften. Um dabei vor allem international den Überblick zu behalten, ist ein Compliance Management System unerlässlich.

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