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Was ist Business Process Management?

Reibungsloser Ablauf durch digitale Workflows

Geschäftsprozesse nehmen einen hohen Stellenwert in Organisationen ein. Ein reibungsloser Ablauf schafft die Voraussetzungen dafür, dass ein Unternehmen auf lange Sicht Erfolg haben und seine Vorsätze einhalten kann.

Ein digitales Business Process Management übernimmt hierbei die Aufgabe, Prozesse zu digitalisieren, kontinuierlich zu optimieren und durch die Automatisierung Effizienzsteigerungen zu erwirken. Digitale Workflows und deren Verwaltung durch BPM-Software sind somit ein Must-Have für Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

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dg Group icon workflow-Management - weisser Hintergrund

Was ist BPM (Business Process Management)?

Ein digitales Business Process Management (BPM) bezieht sich auf die Verwaltung von Geschäftsprozessen unter Verwendung digitaler Technologien und Werkzeuge. Im Wesentlichen geht es bei dieser Art von Prozessmanagement darum, wie Unternehmen ihre Arbeitsabläufe digitalisieren, automatisieren und optimieren können. Insgesamt können so Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Damit einher gehen:

Effizientes Arbeiten

Kostensenkungen

Reduzierung von Fehlern

Erlangen von Wettbewerbsvorteilen

Was ist eine BPM-Software?

Ein BPM-Software bietet entsprechende Tools zum Planen, Designen, Verwalten und Überwachen von Workflows. Für das Workflow-Design sind oftmals keine oder nur geringe Programmierkenntnisse erforderlich, da über eine grafische Oberfläche modelliert wird – dafür steht der sogenannten „Low-Code“-Ansatz. Die BPM-Lösung ist mit dem Dokumentenmanagementsystem gekoppelt, sodass mit prozessrelevanten Dokumenten gearbeitet werden kann und benötigte Daten direkt integriert werden.

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Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine Reihe von vordefinierten Schritten oder Aktivitäten, die in einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Schritte können sowohl manuelle als auch automatisierte Aufgaben umfassen und werden verwendet, um Geschäftsprozesse, Projekte oder andere komplexe Aufgaben zu organisieren und zu optimieren.
Ein Workflow kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, von der Unternehmensführung und Projektmanagement bis hin zur Softwareentwicklung und Produktionsabläufen.

Ein Workflow definiert

  • den Auslöser für eine anstehende Aufgabe,
  • die Reihenfolge der Aufgaben für einen effizienten Arbeitsablauf,
  • die beteiligten Personen und Abteilungen sowie
  • die Beziehungen zu anderen Arbeitsprozessen.

Welche Funktionen bietet eine BPM-Software?

Hier sind einige Hauptmerkmale und Aspekte des Business Process Management.

Workflows abbilden und modellieren

In jedem Unternehmen gibt es eine Reihe wiederkehrender Geschäftsprozesse, die täglich auftreten. Hier einige typische Beispiele, die per digitalem Workflow abgebildet werden können:
– Urlaubsanträge
– Reisekostenabrechnungen
– Bestellanforderungen
– Budgetfreigaben
u. v. m.

Alle diese Prozesse samt prozessbegleitender Dokumente lassen sich mit einer integrierten Software für das Workflow-Management ganz einfach digital abbilden und optimieren. Das Gleiche gilt natürlich auch für nicht alltägliche Geschäftsprozesse, die mit einer Workflow-Lösung individuell modelliert werden können.

Datenintegration und -analyse

Digitales BPM ermöglicht die nahtlose Integration von Daten aus verschiedenen Systemen und Quellen. Diese Daten können dann analysiert werden, um Einblicke in die Prozesse zu gewinnen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Prozessautomatisierung

Durch den Einsatz digitaler Tools und Technologien wie Workflow-Management-Systemen können Unternehmen manuelle und repetitive Aufgaben automatisieren. Dadurch werden menschliche Fehler reduziert und die Geschwindigkeit der Prozesse erhöht.

Die Prozessautomatisierung greift insbesondere bei wiederkehrenden Routineaufgaben, die es in jedem Unternehmen en masse gibt. Somit werden insbesondere die Personen in den Fachabteilungen entlastet, die direkt involviert sind in die entsprechenden Geschäftsprozesse.

Agilität und Skalierbarkeit sicherstellen

Ein digitales Business Process Management erleichtert es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse schnell an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Durch die Flexibilität digitaler Technologien können Prozesse leicht skaliert oder modifiziert werden, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Welche Phasen beinhaltet das Geschäftsprozessmanagement?

Das Business Process Management (BPM) umfasst in der Regel mehrere Phasen, die den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsprozesse abdecken. Diese Phasen sind in der Regel iterativ, da BPM ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist, der sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen und Marktsituationen anpasst.

Die Phasen beim Business Process Management

Identifizierung und Analyse von Prozessen

In dieser Phase werden die bestehenden Geschäftsprozesse identifiziert und analysiert, um Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Engpässe zu erkennen.

Modellierung und Design

Nachdem die Prozesse analysiert wurden, erfolgt ihre Modellierung und Gestaltung. Am Ende liegt ein Workflow vor, der den zuvor noch analogen Geschäftsprozess digital abbildet.

Automatisierung und Implementierung

In dieser Phase werden die modellierten Prozesse automatisiert und in die IT-Systeme integriert. Durch die Automatisierung können manuelle, vorher meist händisch ausgeführte Prozesse, deutlich beschleunigt und vereinfacht werden, da kein Eingreifen von Mitarbeitenden mehr für die Ausführung nötig ist.

Überwachung und Controlling

Sobald die Prozesse automatisiert sind, erfolgt ihre Überwachung und das Controlling. Hierbei werden Leistungskennzahlen (KPIs) definiert und gemessen, um sicherzustellen, dass die Prozesse effizient ablaufen und die definierten Ziele erreicht werden.

Optimierung und Verbesserung

Basierend auf den Ergebnissen der Überwachung werden kontinuierlich Verbesserungen an den Prozessen vorgenommen. Dies kann Änderungen an den Prozessabläufen, der Automatisierung oder den zugrunde liegenden Systemen umfassen, um Effizienzsteigerungen oder Qualitätsverbesserungen zu erzielen.

Vorteile des Business Process Management

Das Business Process Management (BPM) bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen.

Effizienzsteigerung

Flexibilität & Anpassungsfähigkeit

Transparenz durch konsistente Prozesse

Bessere Kundenorientierung

Risikominimierung & Compliance

Bessere Entscheidungsfindung

Effizienzsteigerung

BPM ermöglicht die Identifizierung von Engpässen, Redundanzen und ineffizienten Prozessschritten, was zu einer Optimierung der Abläufe führt. Durch die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und die Automatisierung manueller Aufgaben steigern Unternehmen ihre Produktivität und senken zugleich ihre Kosten.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Durch die Modellierung von Prozessen können Unternehmen ihre Abläufe besser verstehen und flexibler auf Änderungen in der Umgebung reagieren. BPM ermöglicht es, schnell neue Geschäftsprozesse zu entwerfen, anzupassen und zu implementieren, um so den sich ändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Transparenz durch konsistent dokumentierte Prozesse

Die digitalisierten Prozesse sind zentral dokumentiert und bieten somit jederzeit eine Übersicht über die Prozessabläufe und darüber, welche Person an welcher Aufgabe beteiligt ist. So wird Transparenz sichergestellt, durch die Automatisierungs- und Optimierungspotenziale bereits frühzeitig erkannt und umgesetzt werden können.

Bessere Kundenorientierung

Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Kunden besser bedienen, indem sie schneller auf Anfragen reagieren, die Kundenzufriedenheit verbessern und kundenzentrierte Prozesse implementieren.

Risikominimierung und Compliance

Das Business Process Management hilft Unternehmen, Risiken zu identifizieren und zu minimieren, indem es dabei unterstützt, klare Prozessregeln und -richtlinien zu implementieren. Darüber hinaus ermöglicht BPM die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch die Integration von Compliance-Anforderungen in die Geschäftsprozesse.

Bessere Entscheidungsfindung

BPM bietet Transparenz über Geschäftsprozesse und ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen auf Grundlage von Echtzeitdaten und Leistungskennzahlen zu treffen. Durch die Analyse von Prozessdaten können Unternehmen Trends erkennen, Schwachstellen identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung treffen.

Welche Arbeitsprozesse können mit Workflows abgebildet werden?

Die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen bietet sich besonders dann an, wenn die Vorgänge regelmäßig oder sogar täglich anfallen und mit manuellen, sich wiederholenden Prozessschritten verbunden sind. Arbeitskräfte, die mit diesen Aufgaben betraut sind, führen die gleichen Aufgaben wieder und wieder durch. Durch die Automatisierung können solche repetitiven Prozessschritte deutlich reduziert werden. Im Folgenden einige typische Prozesse, die sich durch Workflows abbilden lassen.

Beispiel 1: Dokumentenfreigabe

Die Dokumentenfreigabe ist ein wichtiger Prozess in Unternehmen. Mittels digitaler Workflows werden der Freigabeprozess sowie die Prüfung und Archivierung automatisiert. Dabei ist jederzeit für die nötige Transparenz gesorgt: Antragsteller können sofort informiert werden, sobald das Dokument freigegeben wurde.

Beispiel 2: Urlaubsanträge

Beim Urlaubsantrag handelt es sich um einen typischen Prozess, der sich einfach und effizient automatisieren lässt. Die Antragstellung sowie die Bestätigung oder Ablehnung durch Vorgesetzte wird für alle Beteiligten so deutlich beschleunigt und vereinfacht.

Beispiel 3: Eingangsrechnungen

Der Eingangsrechnungsworkflow umfasst alle Schritte, die sicherstellen, dass Rechnungen ordnungsgemäß überprüft, genehmigt und bezahlt werden.

Beim Eingang einer Rechnung werden alle relevanten Daten zudem als Indizes erfasst (z. B. Rechungsnummer, Rechnungssteller usw.), damit die archivierten Dokumente im Anschluss sofort über einen entsprechenden Suchbegriff wiedergefunden werden können. 

Beispiel 4: Bedarfsanforderungen

Mit einem Workflow für Bedarfsanforderungen werden alle Prozessschritte digital und zum größten Teil automatisiert erledigt: Von der Erzeugung einer Bedarfsnummer und eines Dokuments zwecks Dokumentation der Anforderung, bis hin zum E-Mail-Versand, um Beteiligte über erfolgreiche bzw. nicht erfolgreiche Bedarfsanforderungen zu informieren.

Beispiel 5: Reisekosten

Ein digitaler Reisekostenworkflow enthält alle Formulare und Funktionen, die für die Reisekostenabrechnung benötigt werden. Dazu gehören u. a. das Hinzufügen von Quittungen, die Angabe der erhaltenen Mahlzeiten als Berechnungsgrundlage der Verpflegungspauschalen sowie die automatische Berechnung der Reisekosten. Zum Schluss erhält der Antragsteller ein Reisekostenabrechnungsdokument für die Ablage und Indexierung im Dokumentenmanagementsystem.

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