Raumbuchungssoftware für Architekturbüros
Lösung zur Raum- und Ressourcenverwaltung auf Basis MS SharePoint/ Microsoft 365
Besondere Anforderungen von Architekturbüros an die Raumverwaltung
Als Architekturbüro profitieren Sie von der effizienten Verwaltung Ihrer Meetingräume, da diese für vielfältige Zwecke genutzt werden: Brainstormings, Besprechungen mit Bauherren, Modellbau oder die Präsentation von Entwürfen. Eine spezialisierte Raumbuchungssoftware hilft Ihnen dabei, die verfügbaren Ressourcen besser zu planen und optimal zu nutzen. Mit dem vysoft Raumbuchungssystem (RMS) können Sie
- die Belegung der Räume,
- die Anordnung der Sitzgelegenheiten,
- und die technische Ausstattung
einfach, schnell und komplett digital managen.
Durch die reibungslose Einbindung in Ihre MS Teams-Umgebung ist vysoft RMS zudem die ideale Lösung für Architekturbüros, die Microsoft 365 oder MS SharePoint nutzen und weiterhin in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten möchten.
Das vysoft Raumbuchungssoftware für Architekturbüros
vysoft RMS ist die Raumverwaltungssoftware für Architekturbüros, die ihre Büroflächen optimal nutzen und damit verknüpfte Arbeitsprozesse verschlanken möchten. Mit umfassenden Funktionen zur Raum- und Ressourcenverwaltung, nahtloser Integration in Microsoft 365 (bzw. MS Teams) und einem leistungsstarken Besuchermanagementsystem bietet das vysoft RMS Ihrem Architekturbüro die Werkzeuge, die Sie für das Raummanagement benötigen.
Von der Belegung von Besprechungs- und Präsentationsräumen bis hin zur optimalen Verwaltung der für den Modellbau oder Entwurfspräsentationen geeigneten Flächen – das vysoft RMS bietet Flexibilität und Kontrolle. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die kreative und gestalterische Arbeit.
Ihre Vorteile im Überblick
Digitale Verwaltung & Buchung von Räumen
Optimale Raumauslastung
Reduzierung von Kosten und Aufwand
Organisation der technischen Ausstattung
Buchungsmöglichkeiten vor Ort oder per Smartphone
Mitarbeiter schnell & einfach informieren
Einfache Nutzung über MS Teams
Flexibles Hosting im Intranet oder in der Cloud
Vermeidung von Konflikten
Wichtigste Funktionen der Raumverwaltungssoftware
Raumkalender und Echtzeitverfügbarkeit
- Visualisierter Kalender, in dem alle Raumbuchungen und Verfügbarkeiten auf einen Blick erfasst werden können.
- Möglichkeit zur Echtzeitaktualisierung und Synchronisation mit gängigen Kalendern (Google Calendar, Outlook).
Ressourcen- und Ausstattungsverwaltung
- Informationen über die Raumgröße, verfügbare Ausstattung (Beamer, Whiteboards, etc.) und spezifische Eigenschaften (z. B. Akustik oder Lichtbedingungen für Modellbau) für jeden Raum.
- Option zur Buchung zusätzlicher Ressourcen oder Equipment, wie Projektoren oder spezieller Arbeitsmaterialien
Buchungsregeln und Zugriffsrechte
- Einrichtung von Zugriffsrechten, sodass z. B. nur Projektleiter bestimmte Räume buchen können.
- Buchungsprioritäten, um Räume für Besprechungen mit Bauherren oder anderen wichtigen Terminen vorzuhalten.
Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen
- Automatische Benachrichtigungen bei bevorstehenden oder geänderten Buchungen.
- Erinnerungsfunktion für wichtige Meetings oder besondere Vorbereitungen.
Berichterstellung und Analyse
- Auswertungen zur Raumnutzung, um die Effizienz der Raumverwaltung zu steigern und zukünftig besser zu planen.
- Erkennen von Spitzenzeiten und Optimierungsmöglichkeiten durch Analyse der Raumbelegungsdaten.
Nahtlose Einbindung in Microsoft 365 / MS Teams
Die Raumbuchungssoftware ist vollständig in die Microsoft 365- und MS Teams-Umgebung eingebunden. So können alle Funktionen direkt in den bekannten Anwendungen genutzt werden, was die Bedienbarkeit vereinfacht und die Nutzerakzeptanz bei Ihren Mitarbeitern erhöht.
Optimierte Raumreservierung und Belegungsplanung
Das Raumbuchungssystem von vysoft hilft Ihnen dabei, Ihre Büroflächen optimal zu verwalten, indem es eine präzise Übersicht über die aktuelle Raumbelegung und deren Verfügbarkeit bietet. So können Leerstände minimiert und die Auslastung der Räume maximiert werden, was langfristig Kosteneinsparungen ermöglicht.
Durch die bedarfsgerechte Raumzuweisung lässt sich die Auslastung genau analysieren und anpassen: Große Räume können für Meetings genutzt werden, während kleinere Räume für Einzelarbeit oder kleine Teams zur Verfügung stehen. In einer Zeit, die von flexiblen und hybriden Arbeitsmodellen geprägt ist, erlaubt die Software eine dynamische Anpassung der Raumnutzung, um die Arbeitsumgebung bestmöglich zu gestalten.
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