weisenburger

weisenburger baut die Zukunft

„Wir bauen Zukunft“ – unter diesem Motto zählt die weisenburger bau GmbH schon seit 1955 zu den führenden Bauunterneh­men im südwestdeutschen Raum und ist seit ihrer Gründung weit über regionale
Grenzen hinaus bekannt geworden. Das noch in Rastatt, bald in Karlsruhe behei­matete, inhabergeführte Unternehmen mit Geschäftsstellen unter anderem in Frankfurt, Stuttgart und Freiburg be­schäftigt mehr als 500 Mitarbeiter und definiert sich mit seinen Schwesterge­sellschaften als Full-Service Dienstleister „rund um die Immobilie“.

E-Mail-Archivierung und Geschäftsprozess-Steuerung

Dass sich die von weisenburger errich­teten Immobilienobjekte durch eine überdurchschnittliche Bauqualität aus­zeichnen, ist nur ein Aspekt von vielen weiteren, die das Unternehmen als au­ßergewöhnlich charakterisieren. Auch im Bereich der internen IT setzt das Un­ternehmen voll und ganz auf Innovation und Fortschritt und wurde deshalb 2017 in die Top 100 der innovativsten Firmen Deutschlands gewählt. weisenburger nutzt das Enterprise-Content-Manage­mentSystem (kurz ECM-System) windre­am und weitere Produkte des Bochumer BusinessSoftware-Herstellers windream GmbH zur Verwaltung geschäftsrele­vanter Dokumente und zur Steuerung interner Geschäftsvorgänge. „Zukunft zu bauen“ bedeutet für weisenburger eben auch, interne Unternehmensstrukturen genauso wie Bauobjekte mitwachsen zu lassen und damit stets zukunftsorientiert zu handeln – bis ins Detail.

Individueller und brachenspezifischer Software-Einsatz

Insgesamt sind 320 Lizenzen des wind­ream Systems und weitere windre­am-Komponenten bei weisenburger im täglichen Einsatz. Schon allein die gezielte Auswahl der Software-Kompo­nenten zeigt deutlich, wie individuell und gleichzeitig branchenspezifisch sich moderne Software-Werkzeuge insbe­sondere auch in der Baubranche ein­setzen lassen:

• Das windream ECM-System, das vor­wiegend zur Verwaltung von Bauakten eingesetzt wird;
• die E-Mail-Archivierungslösung wind­ream Exchange zur Verwaltung und Archivierung der gesamten E-Mail Kommunikation sowie;
• das windream BPM-System zur Steue­rung und Modellierung interner Geschäftsprozesse.

Bauakten mit „kontaktbasierter“ Verschlagwortung

Die rein elektronische Aktenverwaltung auf der Basis eines IT-gestützten Systems spielt eine zentrale Rolle in den internen Geschäftsprozessen von weisenburger. In diesem Kontext stehen natürlich Akten mit branchenspezifischen Inhalten im Fokus – die Bauakten. Sie enthalten alle elektronisch erfassten Informationen, die im Zusammenhang mit den assoziierten Immobilienobjekten wichtig sind, von Kundenkorrespondenzen über Verträge bis hin zu möglichen Reklamationen und allen sonstigen Unterlagen, die im Zusam­menhang mit einem bestimmten Bauob­jekt stehen.

weisenburger legt diese elektronischen Bauakten prinzipiell im windream-System an und verwaltet sie auch dort. Um die gespeicherten Informationen in den Akten jederzeit und schnell wiederfinden zu können, werden alle Akten nach bestimm­ten Kriterien angelegt, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuge­schnitten sind. So erfolgt die Indexierung, also die „Verschlagwortung“ der Akten, immer kontaktbasiert. Das gilt insbeson­dere auch für die Verwaltung von Verträ­gen und vertragsrelevanten Unterlagen. Vereinfacht gesagt wird grundsätzliche nach dem Motto „Wer mit wem?“ indexiert. Dabei ist es wichtig zu erwähnen, dass eine Verschlagwortung nicht nach rein manuellen Kriterien von den Anwendern vorgenommen wird bzw. vorgenommen werden darf. Durch die rein kontaktba­sierte Verschlagwortung wird eine strin­gente Systematik nach einem einfachen, eingängigen und gleichzeitig effizienten Prinzip erreicht. Und, nebenbei bemerkt, liegt es natürlich auf der Hand, dass ein gezielter Zugriff auf die in den elektroni­schen Akten abgelegten Informationen wesentlich schneller erfolgen kann als mit einer zeitintensiven Durchforstung von Papierarchiven.

Dass eine Suche nach Informationen sehr effizient, zeitökonomisch und treffsicher durchgeführt werden kann, liegt an den vielfältigen und leicht handhabbaren Recherche-Optionen, die das windrea­m ECM-System dem Anwender bietet.

Automatisierte E-Mail-Archivierung mit 500 Postfächern

An das windream-System „angeschlos­sen“ ist weiterhin die Software-Lösung windream Exchange zur Archivierung und Verwaltung der E-Mail-Korrespon­denz bei weisenburger. Die Archivierung der elektronischen Nachrichten erfolgt sowohl auf der Client- als auch auf der Serverseite. Während die Mails server­seitig vollautomatisch und ohne ma­nuelle Eingriffe der Anwender archiviert werden, lassen sich bestimmte Mails aber auch auf der Clientseite von den Anwendern zum Beispiel von einem Postfach(-Ordner) in ein anderes
Fach verschieben. Apropos Postfächer: Insgesamt überwacht die windream-Lösung zur E-Mail-Archivierung 500 (!) unterschiedliche Postfächer bei weisen­burger. Alle Mails aus diesen Fächern werden systematisch und vollständig archiviert.

Eckdaten

• Branchenspezifische Anpassung des windream ECM-Systems an die Bauindustrie
• Elektronische Bauaktenverwaltung mit windream
• Postverarbeitung über elektronisch gesteuerte Geschäftsprozesse
  Automatische E-Mail-Archivierung

Fazit: Vertrauennsvolle Zusammenarbeit ist eminent wichtig

Für weisenburger ist die sehr gute Zusammenarbeit mit dem Hersteller windream
während der Dauer des gesamten Projekts immer von grundlegender Bedeutung ge­wesen, und das gilt nach wie vor. Die für das windream-Projekt zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens finden den ehrlichen und offenen Umgang miteinander außerge­wöhnlich und besonders wertvoll. Sie betonen, dass dies die eigentlich wichtige Vor­aussetzung für das Gelingen eines solchen Projekts sei.
Und das Projekt ist – Stand Januar 2019 – längst noch nicht abgeschlossen. weisenbur­ger plant den Erwerb weiterer Lizenzen für Software-Produkte, um die Einsatzbereiche der windream Software-Lösungen nochmals zu erweitern.