SWB Städtische Wohnungsbau GmbH

Warum die SWB Städtische Wohnungsbau GmbH in Schönebeck voll auf ECM setzt

„Es ist Schön(ebeck) an der Elbe“ lau­tet der Slogan der Stadt Schönebeck in SachsenAnhalt. Direkt an der Elbe gele­gen, hat die Stadt aber nicht nur land­schaftlich Reizvolles zu bieten, sondern sie errichtet und verwaltet auch attrak­tive Wohnungen für ihre Bürger. Als hun­dertprozentiges Tochterunternehmen der Kommune betreut und verwaltet die SWB Städtische Wohnungsbau GmbH mehr als 4000 Wohnungen und ande­re Immobilienobjekte im Einzugsbereich der idyllischen Elbgemeinde. Unterstützt werden die insgesamt knapp vierzig Mitarbeiter des kommunalen Unter­nehmens dabei durch das ECM-System windream.

Heterogene Dokumentstrukturen

Als kommunales Wohnungsbau-Unter­nehmen befasst sich die SWB mit allem, was im Bereich des Wohnungsbaus und der Verwaltung städtischer Immobilien wichtig ist. Dazu gehören sowohl die Be­wirtschaftung als auch die Vermietung von Objekten. Größtenteils handelt es sich dabei um eigene Immobilien, die im Besitz der Kommune sind. Aber auch andere Objekte, die nicht zum städtischen Eigen­tum zählen, werden von der SWB verwaltet.
Es liegt auf der Hand, dass die effiziente Verwaltung der Objekte mit allen Doku­menten, die in diesem Bereich anfallen, nur mit der Unterstützung einer leistungs­fähigen IT-Infrastruktur zu bewältigen ist. Schließlich müssen Informationen unter­schiedlichster Art verwaltet werden, zum Beispiel Mietverträge, Objekt- und War­tungsunterlagen oder auch Nebenkostenabrechnungen.

Mandantenfähiges System

Da die SWB nicht nur eigene Immobilien bewirtschaftet, wurde das windream ECMSystem, das die SWB zum Manage­ment des gesamten Dokumentenbestands einsetzt, mandantenfähig konfiguriert. Dies bedeutet, dass die jeweiligen „Dokumenten-Jobs“ – also die klassischen Tätigkeiten im Bereich des Informations­managements – in eigenen, separaten Gesellschaften abgebildet werden, deren Aktenstrukturen wiederum in windream als elektronische Archive der Mandanten geführt werden.

Digital archiviert: Akten aus den Fünfzigern

Eine der Hauptaufgaben der SWB-Sach­bearbeiter besteht darin, Altakten aus Mietverhältnissen stichtagsbezogen zu digitalisieren. Neu hinzukommende und daher bereits elektronisch erstellte Do­kumente werden demgegenüber sofort und direkt in windream abgelegt. Die Digitalisierung der Altakten erfordert zwar einen gewissen Zeitaufwand, doch nach der elektronischen Erfassung kann deut­lich mehr Zeit eingespart werden, da die Suche nach bestimmten Dokumenten nun keinen Gang ins Papierarchiv mehr erforderlich macht. Die Folge: Sofortiges Wiederfinden beliebiger Belege ohne Zeitaufwand, viel mehr Platz im Büro, da auf eine Papierablage verzichtet werden kann, und eine strukturierte Dokumenten­archivierung ohne Fehleranfälligkeit durch eine mögliche Falschablage der Papier­dokumente – in Anbetracht der Tatsache, dass jeder Mitarbeiter etwa 500 bis 800 Wohnungseinheiten betreut, ein enormer Zugewinn an Effizienz und Zeit. „Teilweise haben wir es sogar noch mit Mietverträ­gen auf Durchschlagspapier der fünfziger Jahre zu tun“, amüsiert sich Marco Lind­ner, Verantwortlicher des windream-Pro­jekts bei der SWB, und fügt hinzu: „Durch die elektronische Erfassung aller Altakten haben unsere Mitarbeiter tatsächlich das Gefühl, dass ihre Büros auf einmal viel größer, heller und freundlicher geworden sind.“ Kein Wunder, denn Akten und Papier haben nun endgültig ausgedient.

Eckdaten

• Mandantenfähiges ECM-System
• Mobiler Zugriff auf Dokumente via Tablet
• Effiziente Digitalisierung der Altakten
• Einheitliche Akten- und Ablagestrukturen
• Schnelle und unkomplizierte Installation

Mit windream schnell und unkompliziert

Die Einführung des ECM-Systems windream gestaltete sich für Marco Lindner denkbar einfach. Dazu trug sei­ner Meinung nach auch die gute Bera­tung durch den Consultant der windre­am GmbH bei. „Wenn jede Software so einfach zu implementieren wäre wie windream, dann wären wir glücklich.“ Die Installation des Systems erfolgte schnell und unkompliziert durch einen externen IT-Dienstleister. Alle Mitarbeiter kamen nach der Produktiveinführung sofort mit dem neuen ECM-System klar, was unter anderem auch daran liegt, dass jede in windream angelegte elek­tronische Akte, die verwaltet werden soll, identisch aussieht. Das macht die Informationsflut jederzeit beherrsch­bar, wovon selbstverständlich auch die Kunden bzw. die von der SWB betreuten Mieter unmittelbar profitieren. Denn eine Anfrage kann ohne zeitliche Verzöge­rung ad hoc beantwortet werden – ein unschätzbarer Vorteil des digitalen Aktenarchivs.

Mobiler Zugriff per Tablet

Durch den Einsatz des ECM-Systems windream ist auch die Kommunikation mit den Mietern deutlich „moderner“ geworden. Wurden zum Beispiel Übergabeprotokolle bei Wohnungsübergaben frühernoch als Papierakten oder als Ausdrucke zum Ort des Ge­schehens mitgebracht, so greifen die insgesamt sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbei­ter, die unter anderem mit dieser Aufgabe betraut sind, heute ganz einfach per Tablet-PC auf die erforderlichen Dokumente zu. Der Zugriff erfolgt online und direkt über das anwenderfreundliche windream Web Portal. Aktenschlepperei hat sich damit erledigt

Geplant: Integration in Fachanwendung

Zukünftig will die SWB windream in eine Fachanwendung integrieren, die speziell An­wender der Wohnungswirtschaft adressiert. Diese Software wird mit windream ver­knüpft, sodass die Mitarbeiter der SWB mit der Arbeitsumgebung der Fachapplikation als Benutzeroberfläche arbeiten, während die assoziierten Dokumente automatisiert im windream ECM-System revisionssicher aufbewahrt werden. Die dazu erforderliche Indi­vidualprogrammierung und systemspezifische Anpassung der IT-Infrastruktur befindet sich bereits in Planung.