Success Story
Steueramt der Stadt Zürich
Dokumentenarchivierung in der öffentlichen Verwaltung
Archivierung von Dokumenten aus dem Massendruck mit Integration in Fachanwendung beim Steueramt der Stadt Zürich
Aufgabenstellung
Regelmäßig werden vom Steueramt der Schweizer Kommune zehntausende Versanderzeugnisse generiert, die den Bürgern auf dem Postweg oder auch elektronisch zugestellt werden (Steuerrechnungen, Mahnungen, etc.). Die Vorgaben der Aufsichtsbehörden sehen vor, dass jegliche Ausgangspost revisionssicher archiviert werden muss, um zu einem späteren Zeitpunkt einen Nachweis der Kundenkommunikation vorlegen zu können. Mitarbeitern soll ermöglicht werden, bei Rückfragen zum Versanderzeugnis durch die Endkunden schnell einen Überblick über die erfolgte Kommunikation zu bekommen, um dann die Rückfragen schnell und unkompliziert bearbeiten zu können.
Lösung
Die durch die Fachapplikation erzeugten Versanderzeugnisse werden als digitales Dokument zusammen mit den zugehörigen Metadaten zwischengespeichert, um im Anschluss auf Basis dieser Metadaten indiziert in das Archiv der dataglobal CS überführt zu werden. Bei der Auslagerung ins Archiv findet eine Rückmeldung an die Fachapplikation statt, mit Informationen, wie jederzeit wieder auf das archivierte Dokument zugegriffen werden kann. Somit sind alle Mitarbeiter im weiteren Verlauf in der Lage, jedes archivierte Dokument direkt aus der Fachapplikation heraus, aus dem Archiv zu öffnen, um zur Beantwortung von Rückfragen auf alle Informationen Zugriff zu haben.
Kundennutzen
Neben der Erfüllung regulatorischer Anforderungen wird zum einen der Komfort für die Mitarbeiter bei der täglichen Nutzung der Fachapplikation sowie der Betreuung der Endkunden gesteigert, zum anderen werden die Arbeitsabläufe effizienter. Neben Kostenvorteilen und schneller Fallbearbeitung steigt auch die Zufriedenheit der Bürger und der Mitarbeiter.
Fachbereich
Sachbearbeitung Steuerwesen