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Success Story

F.X. Meiller

Digitales Auftragsdatenmanagement und Archivierung im Automotive Sektor

F.X. MEILLER setzt auf dataglobal CS bei der Optimierung und der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse

Der Münchner Weltmarktführer F.X. MEILLER setzt beim Thema Digitalisierung ganz auf die dataglobal Content Services. Mit innovativen Lösungsansätzen konsolidiert dataglobal nicht nur die bestehende Infrastruktur, sondern macht MEILLER mit dataglobal CS fit für die digitalen Anforderungen von morgen.

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Aufgabenstellung

  • Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse in der Auftragsbearbeitung
  • Entlastung der Infrastruktur und Kostenreduzierung
  • Konsolidierung der bestehenden Insellösungen für E-Mail und SAP-Archivierung
  • Rechtssichere Archivierung

Lösung

  • Einführung einer zentralen Lösung für alle Archivierungsbelange mit dataglobal Content  Services
  • Compliance-gerechte Migration der archivierten Altdaten
  • Digitalisierung durch digitale Auftragsakte für das Auftragsdatenmanagement
  • Gemeinsame Darstellung von SAP- und NON-SAP- Dokumenten in Form von Dossiers im dataglobal Digital Workplace

Franz Xaver MEILLER
Fahrzeug- und Maschinenfabrik GmbH & Co. KG

Weltmarktführer für Kippaufbauten, Kippanhänger sowie Aufzugstüren für Personen- und Lastaufzüge

Die MEILLER-Gruppe ist ein alteingesessenes Münchener Familienunternehmen und weltweit als Marktführer bei der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Kippaufbauten und Kippanhängern für die Bau- und Entsorgungsbranche bekannt. Darüber hinaus steht der Name MEILLER für die Fertigung und den Vertrieb von hochwertigen Aufzugstüren für Personenund Lastaufzüge.

Die enge Zusammenarbeit zwischen MEILLER und allen wichtigen Fahrzeugherstellern stellt das optimale Zusammenspiel zwischen Fahrzeugchassis und Aufbau sicher. Möglich wird dies durch modernste Datentransfers in Technik und Logistik, die kurze Reaktionszeiten im Austausch mit den LKW-Herstellern ermöglichen.

Nur der Anfang: Konsolidierungsprojekt für die Archivlösungen

Ende 2015 stand die IT-Abteilung der MEILLERGruppe vor der Frage, wie der zur Neige gehende Speicherplatz für die im Bereich E-Mail und SAP eingesetzten Archivierungssysteme effizient erweitert werden könnte. Bei der Analyse der Gesamtsituation wurde deutlich, dass die Konsolidierung der Storage-Systeme offenkundig nur einen Teilaspekt der eigentlichen Problemstellung darstellte. Es herrschte in den Fachabteilungen eine hohe Unzufriedenheit mit dem Funktionsumfang der bis dato eingesetzten Lösungen für E-Mail- und SAP-Archivierung.

Neben fehlenden Features wurden hohe Betriebskosten sowie die damit verbundenen Wartungsaufwände für zwei voneinander losgelöste Archivsysteme kritisiert.

Vor diesem Hintergrund schlugen die Berater von dataglobal vor, eine unternehmensübergreifende, wirtschaftlich attraktive und zukunftsorientierte Gesamtlösung einzuführen, die neben einer modernen Archivlösung auch den steigenden Anforderungen im Zuge der digitalen Transformation gerecht wird. Zusammen mit dem Partner DELL, einem langjährigen Partner von dataglobal im Infrastrukturbereich, wurde eine auf MEILLER maßgeschneiderte Lösung umgesetzt

Die ursprünglich unter rein Compliance- und Infrastrukturgesichtspunkten geplante unternehmensweite Archivierung ist mittlerweile ein wesentliches Fundament für die Optimierung und die Digitalisierung der MEILLER Geschäftsprozesse.

Richard Lind

IT, F.X. Meiller

Einführung von dataglobal CS als zentrale Lösung für Content Services, Digital Workplace und Archivierung

Die Anforderungen der MEILLER-Gruppe wurden konzeptionell zusammengefasst und entsprechend umgesetzt. Dabei wurden die kostenintensiven Archivierungssilos zugunsten von dataglobal Content Services als zentraler Lösung für alle Archivierungsbelange abgelöst. Die Einführung von dataglobal E-Mail Management und dataglobal SAP-Archivierung führte nicht nur zu einer deutlichen Reduzierung der System- und Maintenance-Kosten, sie rüstet MEILLER auch für die Zukunft, da sich die Lösung jederzeit bedarfsgerecht skalieren und sehr flexibel um weitere zu archivierende Applikationen erweitern lässt.

Compliance-gerechte Migration der archivierten Altdaten

Ein wesentlicher Bestandteil der Konzeption stellte die Migration der bereits mit CommVault archivierten E-Mails sowie der mit OpenText archivierten SAP-Daten dar. Von entscheidender Bedeutung war hierbei, dass nicht nur die bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen lückenlos berücksichtigt wurden, sondern dass die Migration keinerlei Einfluss auf den laufenden Betrieb hatte.

Datenklassifizierung und Suchoptionen

Besonders beeindruckt war das MEILLER IT-Fachgremium von der inhaltlichen Klassifizierung der Daten und den hieraus resultierenden Möglichkeiten zu deren Weiterverarbeitung. Auch die unternehmensweit durchgängige Volltextsuche, die E-Mail Anhänge miteinschließt, begeisterte die Anwender. Wertvolle Unternehmensdaten können nun integriert, verknüpft und mit dataglobal CS für Workflows und digitale Prozesse aufbereitet und bereitgestellt werden.

Zudem konnte der Exchange-Server durch die Reduzierung der Datenbankgröße um 40% entlastet werden. Möglich wird dies im Zuge der Archivierung durch einen Austausch der originalen E-Mails und Anhänge mit LinkObjekten auf dem Exchange-Server. Die hieraus resultierende Optimierung des Volumens der Datensicherung ist ein weiterer positiver Effekt dieser Funktion. Durch den Wegfall des doppelten Archivbetriebes konnte eine drastische Reduktion der Support- und Maintenance-Kosten realisiert werden.

Digitale Auftragsakte für das Auftragsdatenmanagement

Doch damit nicht genug: Zur Unterstützung der Auftragsbearbeitung außerhalb der reinen SAP-Belegarchivierung wurde eine mit SAP-verknüpfte Auftragsakte benötigt. So nahm MEILLER im nächsten Schritt ein Feature der dataglobal SAP-Archivierung produktiv, das den Fachabteilungen die Möglichkeit bietet, archivierte SAP-Dokumente entsprechend ihrem Sachverhalt in Akten darzustellen – völlig unabhängig davon, ob es sich um SAP- oder NON-SAP-Dokumente handelt.

Die digitale Auftragsakte wird mit Erzeugung eines Auftrags in SAP automatisch erzeugt und mit dem SAP-Beleg verknüpft. Papierbelege und vor allem elektronische Dokumente aus verschiedenen Eingangskanälen werden auf sehr einfache und intuitive Weise an einer zentralen Stelle im dataglobal CS zusammengeführt. Von SAP erzeugte

Dokumente wie Fakturen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften etc. werden automatisch im dataglobal CS in die entsprechende Akte und mit der passenden Stelle verknüpft.
Relevante E-Mail-Kommunikation wird automatisiert in die entsprechende Akte eingefügt. Alle berechtigten Personen haben leichten, von überall einfachen und vollständigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente eines bestimmten Auftrags.
Die Anwender der unterschiedlichen Fachbereiche – Kaufmännische Abteilung, Warenwirtschaft, Produktion – legen auftragsbezogene Informationen, wie papierhafte Dokumente, E-Mails, Faxe, Office-Dateien oder Zeichnungen, einfach per Drag-and-Drop oder über eine Office-Schnittstelle direkt in der Auftragsakte ab.

Icon - Enterprise Content Management - dataglobal Group

Zentrale Lösung mit Zukunft

Die Digitalisierung des Auftragsdatenmanagements führt bei MEILLER zu einer schnellen und sicheren Auftragsbearbeitung sowie zu einer einfachen und intuitiven Zusammenarbeit im dataglobal Digital Workplace, der webbasiert, mobil oder am Desktop maximal flexiblen Zugriff ermöglicht. Alle Belege und auftragsbezogenen Papierdokumente aus dem SAP-System werden zudem unternehmensweit, automatisch und rechtssicher archiviert.
Das ursprünglich unter rein Compliance- und Infrastrukturgesichtspunkten geplante Projekt der unternehmensweiten Archivierung ist mittlerweile ein wesentliches Fundament für die Optimierung und die Digitalisierung der MEILLER-Geschäftsprozesse.

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