Success Story
Landratsamt Böblingen
Einsatz einer Archivierungslösung in der öffentlichen Verwaltung
Unkomplizierte Fallbearbeitung durch die zentrale Verfügbarkeit von Dokumenten beim Landratsamt Böblingen
Aufgabenstellung
Die Prozesse einer kommunalen Behörde mit Besuchszeiten, zur Erledigung verschiedenster Anliegen von Bürgern, sind traditionell dokumentengetrieben. Sie basieren auf Formularen, Anträgen, Bescheinigungen und anderen Unterlagen in Papierform. In diesen Institutionen gilt es im Rahmen der Digitalsisierung Prozesse zu optimieren. Ziel ist es, sowohl den Ausgangsschriftwechsel mit Bürgern, als auch die von diesen eingehenden Dokumente in digitaler Form zu bearbeiten und aufzubewahren. Dadurch sollen im Laufe der Zeit alle notwendigen Arbeiten, aufgrund der bestmöglichen Verfügbarkeit von Informationen, ohne unnötige Zeitverzögerungen durchführbar sein.
Lösung
Verschiedene Bereiche der Behörde nutzen die Archivierungslösung der dataglobal CS im Digital Workspace. Alle anfallenden Dokumente werden hier abgelegt. Es wurde eine tiefgreifende Integration mit unterschiedlichen Fachapplikationen realisiert, um einen hohen Automatisierungsgrad und damit eine geringe Fehlerwahrscheinlichkeit zu erreichen. Bürger, die die Behörde mit eigenen einzureichenden Dokumenten betreten, erhalten diese ohne besondere Wartezeiten wieder zurück, weil diese direkt vor Ort gescannt und im Archiv der dataglobal CS abgelegt werden.
Kundennutzen
Durch die zentrale Ablage gehen keine Informationen verloren, zudem verringert sich der zeitliche Aufwand beim Zugriff auf diese Informationen auf ein Minimum. Es müssen keine Dokumente in Papierform mehr aufgefunden werden – dies kommt sowohl den Mitarbeitern als auch den Bürgern zu Gute. Dadurch, dass durch das sofortige Scannen von Dokumenten keine Kopien für die Ablage erzeugt werden müssen, werden Kosten eingespart, die Umwelt geschont und die jeweiligen Anliegen zeitnah erfüllt.
Fachbereich
Zulassungsstelle, Führerscheinstelle, Abfallwirtschaft