Eberhard

(K)ein Platz bei Eberhard
Ein Schweizer Baukonzern verabschiedet sich

Was macht ein Großunternehmen, wenn das Papierarchiv im Keller plötzlich voll ist? Wenn man wegen der vielen Akten und Dokumente den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht? Wenn man wichtige Dokumente nur noch mit großer Mühe oder gar nicht mehr findet? Soll man abreißen, neu bauen, anbauen oder weitere Räume mieten? –
Obwohl die Schweizer Unternehmensgruppe Eberhard Bau AG in Sachen Bauen, Erweitern und Abreißen einer der führenden Konzerne in der Schweiz ist, entschied man sich dort ganz anders: Nach eingehenden Beratungen mit dem Schweizer windream-Distributor Kinetic AG investierte man in eine moderne, elektronische und leicht handhabbare ITLösung zur Verwaltung umfangreicher Aktenbestände – kurz: Man investierte in das ECM-System windream, um der „Platzangst“ ein für alle Mal ein Ende zu setzen.

Eberhard baut alles

Die Eberhard Bau AG mit Hauptsitz in Kloten zählt zu den größten Baukonzernen in der Schweiz. Eberhard baut so ziemlich alles, und das im großen Stil: Bahnanlagen und Flughäfen ebenso wie Straßen und Gebäude jeglicher Art. Hinzu kommen noch Geschäftsfelder wie Baurecycling, Altlastensanierungen, Baugruben-Aushebungen und Rückbau bzw. Abriss-Leistungen. Allein in der Hauptverwaltung Kloten beschäftigt das Unternehmen rund 450 Mitarbeiter.

Notorischer Platzmangel

Kein Wunder also, dass bei derartig umfangreichen Tätigkeitsfeldern eine ganze Menge an Dokumenten anfällt, die nur mit großem personellem Aufwand zu verwalten und zu archivieren sind – insbesondere, wenn es darum geht, Papierdokumente in dem ständig wachsenden Aktenarchiv schnell wiederzufinden. Der notorischePlatzmangel in Verbindung mit beständig steigenden Papierfluten führte schließlich dazu, dass das bestehende Archiv einfach überfüllt und kein weiterer Platz mehr vorhanden war. Obwohl die Investition in ein modernes elektronisches Archiv trotz des überquellenden Papierarchivs zunächst nur geringe Priorität genoss, entschied man sich nach eingehenden Beratungen mit dem Schweizer windream-Distributor Kinetic AG dazu, die bestehenden Räume nicht einfach durch weitere bauliche Maßnahmen zu vergrößern. Stattdessen sah man ein, dass die Erweiterung der bestehenden ITSystemumgebung durch ein komfortables ECM-System wie windream die weitaus elegantere Lösung war.

Wenn schon, denn schon – definierte Anforderungen

Allerdings – und das waren die Bedingungen – sollte das neue elektronische Archiv
nicht einfach nur ein Ersatz für das bestehende Papierarchiv sein. Die neue ECM-Lösung windream sollte der EberhardBau AG auch und insbesondere dazu dienen, lange Durchlaufzeiten der Dokumente ebenso wie eine Mehrfachablage grundsätzlich zu vermeiden, und das bei gleichzeitig hoher Transparenz. Zudem stand eine eminente Verkürzung der Zugriffszeiten auf jedes beliebige Dokument im Vordergrund, bei einem geschätzten Volumen von rund einer Million neuer Dokumente pro Jahr. Außerdem – auch das war wichtig – sollte sich das neue ECM-System ohne großen Programmieraufwand in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen.

Zunächst planten die Entscheidungsträger bei Eberhard Bau, windream nur als reines Bildarchiv zur Verwaltung fotografisch dokumentierter Bauausführungen einzusetzen. Man erkannte jedoch sehr schnell, dass man durch diese Beschränkung sozusagen mit Kanonen auf Spatzen schießen würde und der Leistungsumfang des ECM-Systems damit noch lange nicht
ausgereizt war.

Eckdaten

• Nahtlose Integration der neuen ECM-Lösung in die bestehende IT-Infrastruktur
• Reduizierung des Platzbedarfs und Ersatz des bestehenden Aktenarchivs durch Implementierung einer modernen IT-Lösung
• Automatische Indizierung der archivierten Dokumente über Volltexte
• Bewältigung eines Scanvolumens von rund einer Million neuer Dokumente
  pro Jahr
• Verkürzung der Zugriffszeiten auf Dokumente

Maßgeschneiderte Lösung vom windream-Distributor Kinetic AG

Der Schweizer windream-Distributor Kinetic AG aus Lenzburg wurde daher damit beauftragt, windream als umfassendes ECM-System in die bestehende IT Infrastruktur der Eberhard Bau AG zu integrieren. Und so implementierte Kinetic auf der technologischen Basis des ECM-Systems windream eine topmoderne Software-Lösung, mit der die Mitarbeiter bei Eberhard sämtliche Projektdaten einschließlich bestehenderDokumentbestände aus dem Papierarchiv an einem zentralen Arbeitsplatz einscannen und digitalisieren zu können.

Hintergrund: Der Schweizer windream-Distributor Kinetic AG

Die Kinetic AG mit Sitz in Lenzburg in der Schweiz ist als langjähriger windream-Distributionspartner auf den Vertrieb und die Integration von windreamLösungen im gesamten Schweizer Raum spezialisiert. Als windream-Distributor betreut Kinetic ein umfangreiches Netzwerk spezialisierter Partnerunternehmen und leistet in diesem Rahmen auch den 2ndLevel-Support für Partner. Auf diese Weise deckt Kinetic die gesamte Bandbreite typischer ECM-Anforderungen ab, angefangen beim klassischen Dokumentenmanagement in mittelständischen Betrieben bis hin zu komplexen ECM-Projekten in Großunternehmen.

Darüber hinaus beinhaltet das Leistungsspektrum der Kinetic AG auch die Integration von Spezialanwendungen, die sich ganz an individuellen Kundenwünschen orientieren. Solche maßgeschneiderten Software-Lösungen entwickelt Kinetic in seiner hauseigenen Lösungsdestillerie unter dem Label Dalvany. Auf diese Weise hat Kinetic bereits eine Vielzahl komplexer ECM-Projekte für die windream GmbH erfolgreich realisiert.

Automatische Volltext-Indizierung

Damit sich die eingescannten Dokumente später ohne zeitlichen Aufwand wieder auffinden lassen, werden sie bereits während des Scanvorgangs automatisch per Volltext indiziert. Dies bedeutet, dass der Text, also der eigentliche Inhalt eines digitalisierten Dokuments, während des Erfassungsprozesses automatisch ausgelesen wird. Die ausgelesenen Informationen lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt zur Recherche nutzen, indem die Mitarbeiter einfach beliebige Suchbegriffe in das System eingeben. windream sucht anschließend in kürzester Zeit alle Dokumente aus dem elektronischen Archiv, die mit den eingegebenen Suchbegriffenübereinstimmen. Die Recherche im windreamArchiv erfolgt über eine integrierte, zentrale Suchfunktion des ECM-Systems. Neben der Recherche über den Volltext lassen sich selbstverständlich auch alle weiteren Suchfunktionen nutzen, die windream bietet. Dazu zählt etwa eine Recherche anhand vorgegebener Indexmerkmale wie Datum, Projektnummer oder Kundennummer. Auch die Möglichkeit der Indizierung von Dokumenten über Barcodes wird von der Eberhard Bau AG gerne genutzt.

Hundertprozentige Realisierung der gewünschten Ziele

Die von Eberhard Bau heute eingesetzte und von Kinetic implementierte Lösungzeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass sie den „Eberhard-Mitarbeitern“ einen ganzheitlichen IT-Ansatz bietet. Er besteht darin, dass die Lösung verschiedene Einsatzgebiete unter einem Dach integriert: von der Erfassung bzw. Digitalisierung eingehender Papierdokumente über deren Bearbeitung und Verwaltung bis hin zur revisionssicheren Ablage im windream-Archiv und zur späteren komfortablen Recherche.

Auch die Zeit, die benötigt wurde, um das gesamte Projekt bis hin zum Produktiveinsatz zu realisieren, fiel – gemessen an den eingangs definierten Anforderungen – äußerst gering aus. Insbesondere die Tatsache, dass die Nutzung des ECM-Systems windream fast keinen Schulungsaufwand benötigt, trug entscheidend dazu bei, dass die involvierten Mitarbeiter der Eberhard Bau AG mit dem neuen System höchst zufrieden sind. Und sie merken jeden Tag, wie deutlich sich der zeitliche Aufwand bei der Dokument-Recherche reduziert hat. Was früher einen ausgedehnten Gang in den Keller bedeutete, ist heute nur einen Mausklick entfernt.

Michael Rime, Teamleiter des Sekretariats der Eberhard Bau AG in Kloten, gibt sich fast schon euphorisch: „Die Arbeit ohne windream ist für mich heute kaum noch vorstellbar.“ – Kann es ein schöneres Kompliment für Kinetic und windream geben?