Diakonie Rheinland Westfalen Lippe

Effizientes Desk Sharing und Raummanagement

Mit dem Ziel, die effiziente Nutzung von Shared Desks und Räumlichkeiten zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu fördern, hat das Diakonische Werk Rheinland-Westfalen- Lippe e.V. – Diakonie RWL die Ressourcenmanagement-Lösungen der dataglobal Group eingeführt. Jetzt profitieren die Mitarbeitenden von einer einfachen Buchung und mehr Transparenz in einem ansprechenden Arbeitsumfeld.

Über die Diakonie RWL

Das Diakonische Werk Rheinland-Westfalen-Lippe e.V. – Diakonie RWL ist der größte diakonische Landesverband in Deutschland.Er repräsentiert rund 5.000 evangelische Sozialeinrichtungen, in denen 390.000 Mitarbeitende haupt- oder ehrenamtlich in Nordrhein-Westfalen, im Saarland sowie in Teilen von Rheinland-Pfalz und Hessen tätig sind. Die zentrale Verwaltung der Diakonie RWL mit mehr als 250 Mitarbeitenden befindet sich in Düsseldorf.

Während der Corona-Pandemie wurde auch bei der Diakonie RWL das mobile Arbeiten etabliert und ist heute fester Bestandteil des Arbeitsalltags. In der Regel arbeiten die Mitarbeitenden an zwei Tagen pro Woche im Büro und die restliche Zeit mobil. So führte die Diakonie RWL beispielsweise Open-Space-Bereiche mit ansprechenden Zonen zum Austausch ein.

Diese Neugestaltung der Arbeitsumgebung ging einher mit der Auflösung fester Arbeitsplatzzuordnungen zugunsten von flexiblem Desk Sharing und mehr Besprechungsräumen. Für eine einfache Nutzung dieser Ressourcen suchte die Diakonie RWL eine intuitive Lösung zur Verwaltung von Shared-Desk-Plätzen und Räumen. Die Lösung sollte die Prozesse für Buchung und Verwaltung optimieren, detaillierte Auswertungsmöglichkeiten über die Nutzung bieten und wenig Aufwand in der technischen Pflege für die interne IT erzeugen. Zudem sollte sie die Zusammenarbeit in Organisationsbereichen und übergreifenden Teams unterstützen, die Akzeptanz des neuen Raumkonzeptes fördern sowie sich nahtlos in die bestehende technologisch moderne Arbeitsumgebung mit den verschiedensten Möglichkeiten des Microsoft Modern Workplace einfügen.

Diakonie RWL entscheidet sich für vysoft

Nach einer umfassenden Evaluierung verschiedener Produkte hat sich die Diakonie RWL für die vysoft-Lösungen der dataglobal Group entschieden. Zunächst führte sie das Desk Sharing Management (DSM) ein und ergänzte es später um das Raum-Management-System (RMS). Der enge Kontakt zu den Experten der dataglobal Group ermöglichte eine optimale Unterstützung während der Implementierung.

Da die vysoft-Lösungen auch in der Konfiguration sehr intuitiv sind, konnte ein Großteil der Einführungsaufgaben intern bewältigt werden – beispielsweise wurden die Raumpläne selbstständig mit Microsoft Visio erstellt. Bei zukünftigen Änderungen können diese nun intern aktualisiert und gepflegt werden. Das stärkt die Flexibilität und fördert den selbstständigen Ausbau durch die Diakonie RWL. Ein besonderer Fokus lag von Beginn an auf der Einbindung der Mitarbeitenden und ihrer Vertretung. Dass sie intensiv in das Projekt involviert wurden, begünstigte die Akzeptanz und erfolgreiche Umsetzung der neuen Lösungen erheblich.

Herausforderungen

• Schaffung neuer Arbeitsplatzkonzepte und einer effizienteren Raumnutzung nach der Zusammenlegung von Standorten.
• Sicherstellung einer engen Zusammenarbeit in Organisationsbereichen und übergreifenden Teams trotz hohem Anteil an Remote Work.
•  Begeisterung bei den Mitarbeitenden wecken und Steigerung ihrer Produktivität
  durch moderne Büroinfrastruktur und intuitive Lösungen.
• Integration der neuen IT-Lösungen in die existierende Microsoft-SharePoint- Landschaft, während die interne IT nicht durch aufwendige Administration belastet wird.

Zusammenarbeit im Team wird gefördert

Mit vysoft DSM können sich Organistionsbereiche und interdisziplinäre Teams auch in Shared-Desk-Umgebungen optimal organisieren. Dazu wurden rund 40 Prozent der Arbeitsplätze einzelnen Organisationsbereichen als Homebase zugeordnet. Diese Plätze können also vorrangig von Mitarbeitenden der jeweiligen Organisationsbereiche gebucht werden. Damit etablieren sich auch in Open-Space-Bereichen mit Shared Desks gewohnte Anlaufpunkte und der Zugriff auf abteilungsbezogene Papierunterlagen wird erleichtert. Die restlichen 60 Prozent der Arbeitsplätze können frei gebucht werden. Die Buchung kann mit bis zu vier Wochen Vorlauf im Voraus in Microsoft SharePoint oder ad hoc mittels Mobile App und alternativ über einen QRCode am Arbeitsplatz erfolgen. Zukünftig wird das auch an Kiosk-Terminals im Foyer des Gebäudes sowie in den Eingangsbereichen der einzelnen Etagen möglich sein.
Kolleginnen und Kollegen können über die Buchungsübersicht rasch ausfindig gemacht werden und übergreifende Teams können sich schneller zusammenfinden. Die Besprechungsräume werden durch vysoft RMS mit ihrer Belegung in die Übersicht eingebunden und können ähnlich komfortabel gebucht werden. Displays neben
den Eingängen geben den Buchungsstand auch jenseits von Microsoft SharePoint auf einen Blick wieder.

Räume werden effizient genutzt

vysoft DMS und RMS haben nicht nur die Prozesse rund um die Verwaltung und Buchung von Shared Desks und Besprechungsräumen deutlich vereinfacht und optimiert. Sie liefern darüber hinaus detaillierte Ist-Daten über die Nutzung dieser Ressourcen. Die Daten werden von vysoft mittels Power BI ansprechend für zahlreiche Analysen aufbereitet. So lassen sich Belegungsquoten über unterschiedliche Ebenen hinweg auswerten und Engpässe oder Überkapazitäten identifizieren. So kann die Raum- und Gebäudenutzung
datengetrieben weiter optimiert werden. Das schafft Platz für weiteren Belegschaftszuwachs oder Einsparungspotentiale.

Eine moderne Büroinfrastruktur fördert Produktivität und Kreativität

Die Diakonie RWL legt großen Wert auf ein innovatives und ansprechendes Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden. Dazu wurden verschiedene Investitionen in moderne Technik wie beispielsweise Microsoft Surface Hubs oder der Microsoft Modern Workplace zur Collaboration getätigt. Die vysoft-Lösungen fügen sich mit ihrer Integration in Microsoft SharePoint und Microsoft Teams nahtlos in diese moderne Nutzungserfahrung ein. Nach der Einführung der vysoft-Lösungen führte die Diakonie RWL eine dedizierte Befragung der Mitarbeitenden durch. Diese ergab eine hohe Zufriedenheit mit dem System: Es sei leicht zu bedienen, sehr anwenderfreundlich und übersichtlich.

Robuste Lösung integriert in SharePoint und Teams

Cloud First ist die IT-Strategie der Diakonie RWL, damit sich das kleine interne IT-Team auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Konsequent setzt die Diakonie dabei auf Microsoft als zentrale Plattform. So war es ein wichtiges Kriterium für die Entscheidung zugunsten der vysoft-Lösungen, dass diese als SaaS-Lösungen integriert in
Microsoft SharePoint und Teams laufen. Im produktiven Einsatz überzeugen sie durch ihren stabilen Betrieb und minimale technische Betreuungsaufwände.

Nutzen

• Effizientere Nutzung von Büroflächen und Räumlichkeiten durch datengetriebene Optimierung und Weiterentwicklung
• Hohe Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit einem modernen Arbeitsumfeld im Shared-Desk-Modell
• Unterstützung von Zusammenarbeit und Kommunikation im Mix von Arbeiten im Büro und Homeoffice

Modernes Ressourcenmanagement schafft Effizienzsteigerung in einem innovativen Arbeitsumfeld

Mit den Ressourcenmanagement-Lösungen der dataglobal konnte die Diakonie RWL die Effizienz ihrer Shared-Desk-Umgebung über alle Stufen – von der Verwaltung, über die Buchung bis hin zur kontinuierlichen Optimierung – deutlich verbessern. Planungen und Entscheidungen können nun auf Basis realer Belegungsdaten getroffen werden. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden begeistert über die Einfachheit der Lösung und die geschaffene Transparenz. Sie profitieren von einer verbesserten Unterstützung der Zusammenarbeit sowohl innerhalb ihrer Organisationsbereiche als auch in übergreifenden Projekten. Die vysoft-Lösungen sind damit ein wichtiger Baustein für ein motiviertes Arbeiten in einem modernen Umfeld und werden täglich gerne genutzt. Die Einführung eines fortschrittlichen Ressourcenmanagements für Shared Desks und Räume bei der Diakonie RWL war für das Unternehmen ein großer Erfolg, der noch auf weitere Anwendungsbereiche ausgeweitet werden soll.

Über den Kunden

Das Diakonische Werk Rheinland-Westfalen- Lippe e.V. – Diakonie RWL – ist der größte diakonische Landesverband und einer der größten Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege. Das Verbandsgebiet umfasst Nordrhein Westfalen, das Saarland sowie Teile von Rheinland-Pfalz und Hessen. Die Diakonie RWL repräsentiert rund 5.000 evangelische Sozialeinrichtungen, in denen 390.000 Mitarbeitende hauptamtlich oder ehrenamtlich tätig sind.
www.diakonie-rwl.de