Diakonie RWL optimiert Desk Sharing und Raummanagement

Heilbronn, 3.12.2024 – Die dataglobal Group, ein führender Anbieter von Lösungen für den Digital Workplace, berichtet über ein erfolgreiches Projekt beim Diakonischen Werk Rheinland-Westfalen-Lippe e.V. (Diakonie RWL).

Die Diakonie RWL hat mit der Einführung der vysoft-Lösungen von dataglobal für Desk Sharing Management (DSM) und das Raum-Management-System (RMS) ihre Arbeitsumgebung modernisiert und optimiert. Ziel war es, Standorte zusammenzuführen und die Büroräume effizienter zu nutzen. Gleichzeitig sollte die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden, die häufig zwischen mobiler Arbeit und dem Büro wechseln, gestärkt werden.

Ein zentrales Element war die Einführung eines neuen Desk-Sharing-Systems, das flexible Arbeitsplatzbuchungen ermöglicht. Durch die Lösungen der dataglobal Group konnten Intransparenz aufgelöst und manuelle Buchungsprozesse abgelöst werden. Andrea Kuktin, Referentin für Organisation bei der Diakonie RWL, sagt: „Mit vysoft gehören Intransparenz und Zettelwirtschaft bei der Verwaltung von Shared Desks und Besprechungsräumen der Vergangenheit an. Heute erfolgt die Buchung mit wenigen Klicks. So können wir unsere Arbeitsplatzressourcen jederzeit optimal steuern. Das ist für uns auch eine Frage von Ressourceneffizienz und Nachhaltigkeit.“

Eine der größten Herausforderungen war es, nach einer Standortzusammenlegung neue Arbeitsplatzkonzepte zu schaffen, um sicherzustellen, dass die reduzierten Flächen effizient genutzt werden können. Trotz hohem Anteil an Remote Work sollte die enge Zusammenarbeit in Organisationsbereichen und übergreifenden Teams sichergestellt werden. Zudem war es den Verantwortlichen wichtig, Begeisterung für das neue Set-up bei den Mitarbeitenden zu wecken und sie durch eine moderne Büroinfrastruktur und intuitive Lösungen in ihrer Produktivität zu unterstützen. Die neue Lösung sollte sich zudem leicht in die bestehende IT-Umgebung mit Microsoft SharePoint einfügen, ohne dabei die eigene IT zu belasten.

Die vysoft-Lösungen für Desk Sharing Management (DSM) und das Raum-Management-System (RMS) der dataglobal Group erfüllen diese Anforderungen mit Bravour. Sie bieten eine datengetriebene Optimierung der Kapazitäten und Raumnutzung durch die detaillierte Auswertung von Belegungsdaten mit Power BI. „Dank der fundierten Nutzungsdaten von Arbeitsplätzen und Räumen können wir nicht nur weitere Anpassungen vornehmen, sondern diese auch noch plausibel erläutern. Das fördert die Akzeptanz solcher Maßnahmen in der Belegschaft“, so Kuktin weiter. Die Buchung von Ressourcen erfolgt einfach in Microsoft SharePoint oder über die App auf dem Smartphone. Optional kann die Buchung an innovativen Kiosken im Empfang oder an Desk-Displays durchgeführt werden.

Die Lösungen von dataglobal haben der Diakonie RWL nicht nur eine effizientere Raumnutzung ermöglicht, sondern auch eine verbesserte Zusammenarbeit in einem modernen und ansprechenden Arbeitsumfeld geschaffen – sowohl vor Ort als auch remote. Zukünftig soll das System weiter ausgebaut werden, um auch weitere Anwendungsbereiche abzudecken. Da die Lösungen intuitiv einfach sind und sich nahtlos in die bestehende Microsoft-SharePoint-Landschaft einfügen, sind die Einführungsaufwände gering.

Die vysoft-Lösungen überzeugen Kunden in Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen seit vielen Jahren mit der intuitiven Buchung von Ressourcen wie Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Firmenfahrzeugen oder Parkplätzen. Sie fördern damit die übergreifende Zusammenarbeit und erleichtern die flexible Gestaltung des Arbeitsalltags zwischen Homeoffice, Remote Work und der Arbeit im Büro. „Unsere Lösungen sorgen für Effizienz in der Nutzung und begeistern die Mitarbeitenden mit intuitiv einfacher Bedienung. Wir freuen uns sehr, dass auch die Diakonie RWL nun ihre Shared Desks und Besprechungsräume optimal nutzen kann und ihre Mitarbeitenden auch im Wechsel von Remote Work und Büroarbeit zusammenarbeiten können“, sagt Laurent Wicht, Experte für Ressourcenmanagement und Geschäftsführer von dataglobal München.

Die ganze Erfolgsgeschichte zum Ressourcenmanagement bei der Diakonie RWL steht hier bereit:

Mehr Informationen zu modernem Desk Sharing mit vysoft:

Zusammenfassung

Diakonie RWL optimiert Desk Sharing und Raummanagement mit den vysoft-Lösungen der dataglobal Group und steigert so Effizienz ihrer Büroflächen. Die Mitarbeitenden profitieren von flexiblen Buchungsmöglichkeiten und mehr Transparenz bei der Nutzung von Shared Desks und Räumen.

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