Die fiktive Firma TechVision GmbH reduziert Büroflächen

Hintergrund

Die „TechVision GmbH“ ist ein mittelständisches Unternehmen, das auf Softwareentwicklung und IT-Beratung spezialisiert ist. Vor der COVID-19-Pandemie waren die Mitarbeiter fast ausschließlich im Büro tätig. Mit der plötzlichen Umstellung auf Remote-Arbeit aufgrund der Pandemie stellte das Unternehmen jedoch fest, dass viele Arbeitsprozesse auch außerhalb des Büros reibungslos funktionieren. Einige Mitarbeiter schätzten die Flexibilität des Homeoffice und wünschten sich, diese Möglichkeit auch nach der Pandemie zu erhalten. 

Gleichzeitig bemerkte die Geschäftsführung, dass die Büroflächen des Unternehmens seit der Einführung des Homeoffice nur noch zu einem Bruchteil genutzt wurden, was zu unnötigen Kosten führte. Deshalb entschloss sie sich, eine Lösung zu finden, um die Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig ein hybrides Arbeitsmodell zu unterstützen. Die Lösung fand die „TechVision GmbH“ in vysoft, einer Software zur effizienten Verwaltung von Büroressourcen. 

Die Herausforderung für TechVision GmbH  

Die Geschäftsführung der „TechVision GmbH“ stand vor der Herausforderung, die Büroflächen zu reduzieren, ohne den Mitarbeitern ihre neu gewonnene Flexibilität zu nehmen. Das Unternehmen hatte erkannt, dass es sinnvoll ist, Büroflächen nur dann zu nutzen, wenn sie wirklich gebraucht werden. Doch wie konnte man das umsetzen, ohne den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, eingeschränkt zu werden? Wie konnte man die Büroflächen optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Teamarbeit und Zusammenarbeit im Büro weiterhin gefördert werden? 

Die Lösung war klar: ein intelligentes Ressourcenmanagement, das sowohl die Büroflächen als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt. Die Geschäftsführung entschloss sich, vysoft in der Firma einzuführen, um die Büroflächen effizient zu verwalten und gleichzeitig eine flexible Arbeitsweise zu ermöglichen. 

Lösung: vysoft als Partner bei der Büroflächenreduzierung 

Mit vysoft fand die „TechVision GmbH“ eine maßgeschneiderte Lösung zur Optimierung der Büroflächen. vysoft bietet eine Reihe von Tools, die die Verwaltung von Büroressourcen effizient und flexibel gestalten. Die wichtigsten Funktionen, die das Unternehmen zur Reduzierung der Büroflächen einsetzte, sind: 

Desk Sharing: „TechVision GmbH“ setzte vysofts Desk-Sharing-System ein, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Arbeitsplätze im Büro flexibel zu buchen. Anstatt feste Schreibtische zuweisen zu müssen, konnten die Mitarbeiter über die vysoft-Plattform einen Schreibtisch reservieren, wenn sie ins Büro kommen wollten. Diese flexible Handhabung der Arbeitsplätze führte dazu, dass die Büroflächen nur dann genutzt wurden, wenn wirklicher Bedarf bestand. Leerstehende Schreibtische gehörten der Vergangenheit an, und das Unternehmen konnte so signifikante Kosten einsparen. 

Raum-Management: Darüber hinaus setzte die „TechVision GmbH“ auch vysofts Raum-Management-Tool ein, um Besprechungsräume und andere Arbeitsräume effizienter zu verwalten. Frühere Probleme wie unorganisierte Raumnutzung und Doppelbuchungen gehörten nun der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter konnten Besprechungsräume im Voraus buchen, was eine optimale Raumnutzung ermöglichte. Die Büros wurden so zu einem effektiven und attraktiven Ort für Teamarbeit, ohne unnötige Büroflächen zu verschwenden. 

Reduzierung von Leerständen und Kosten: Durch die flexible Nutzung von Büroarbeitsplätzen und Besprechungsräumen konnte die „TechVision GmbH“ die Büroflächen um 25 % reduzieren, ohne die Arbeitsqualität oder das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Die reduzierte Bürofläche führte zu einer Verringerung der Mietkosten, da nur noch die tatsächlich genutzten Flächen angemietet wurden. Dies führte nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer effizienteren Nutzung der Büroressourcen.

Ergebnis für TechVision GmbH  

Mit vysoft gelang es der „TechVision GmbH“, ihre Büroflächen effizient zu reduzieren und gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld zu erhalten. Die Mitarbeiter konnten weiterhin ihre Arbeitszeit flexibel gestalten, indem sie selbst entschieden, wann sie ins Büro kommen wollten – sei es für Teammeetings, Workshops oder einfach für den persönlichen Austausch. Gleichzeitig profitierten sie von der Möglichkeit, Arbeitsplätze und Besprechungsräume nach Bedarf zu buchen, was den Stress der Büroorganisation erheblich reduzierte. 

Für die Geschäftsführung von „TechVision GmbH“ war der Erfolg des Projekts eindeutig. Durch die Reduzierung der Büroflächen wurden erhebliche Kosten eingespart, und das hybride Arbeitsmodell konnte erfolgreich umgesetzt werden. Die Mitarbeiter waren zufriedener, weil sie weiterhin die Flexibilität des Homeoffice genießen konnten, aber auch die Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit im Büro nicht missen mussten. 

Auch auf branchenweiter Ebene lässt sich der Trend zur Büroflächenreduzierung beobachten. Laut einer Studie des ifo Instituts aus dem Jahr 2024 haben bereits 6,2 % der deutschen Unternehmen ihre Büroflächen verkleinert und weitere 8,3 % planen, dies in den kommenden fünf Jahren zu tun. Diese Entwicklung spiegelt sich auch bei der „TechVision GmbH“ wider, die ihre Büroflächen um 25 % verkleinern konnte, ohne die Produktivität oder die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen.