Maverick Buying

Maverick Buying, auch als „wilder Einkauf“ bekannt, bezeichnet die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen außerhalb der regulären Beschaffungsrichtlinien eines Unternehmens. Dies geschieht ohne Wissen oder Zustimmung der Einkaufsabteilung und kann z. B. bedeuten, dass Mitarbeitende bei nicht genehmigten Lieferanten einkaufen, ohne vorherige Preisverhandlungen oder Vertragsabschlüsse.

Die Gründe für Maverick Buying sind vielfältig und können je nach Unternehmensstruktur und -kultur variieren. Hier sind einige der häufigsten Ursachen:

Mitarbeitende benötigen bestimmte Produkte oder Dienstleistungen schnell und umgehen daher die langwierigen formalen Beschaffungsprozesse.

Es fehlt an Bewusstsein oder Schulung über die existierenden Einkaufsrichtlinien und -prozesse.

Zu komplizierte oder bürokratische Einkaufsprozesse können dazu führen, dass Mitarbeitende einfachere und schnellere Wege suchen.

Notwendige Produkte sind im bestehenden Lieferantennetzwerk nicht verfügbar, sodass Mitarbeitende auf alternative Anbieter zurückgreifen.

Obwohl es auf den ersten Blick harmlos erscheinen mag, kann Maverick Buying erhebliche negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben.

Durch das Umgehen von Preisverhandlungen und Rahmenverträgen können höhere Kosten entstehen.

Produkte von nicht zertifizierten Lieferanten erfüllen möglicherweise nicht die erforderliche Qualität oder die vorausgesetzten Sicherheitsstandards.

Produkte von nicht zertifizierten Lieferanten erfüllen möglicherweise nicht die erforderliche Qualität oder die vorausgesetzten Sicherheitsstandards.

Eingekaufte Produkte oder Dienstleistungen passen möglicherweise nicht zu den bestehenden Systemen oder Anforderungen des Unternehmens.

Die Einkaufsabteilung verliert den Überblick über die gesamten Beschaffungsausgaben und -aktivitäten, was die Budgetplanung und -kontrolle erschwert.

Einkäufe ohne ordnungsgemäße Verträge und Absprachen können zu rechtlichen Problemen führen.

Um Maverick Buying effektiv zu verhindern, können Unternehmen verschiedene Strategien und Maßnahmen ergreifen.

Regelmäßige Schulungen und Informationskampagnen können das Bewusstsein für die Bedeutung von Einkaufsrichtlinien schärfen.

Vereinfachte und effizientere Einkaufsprozesse können Mitarbeitende dazu ermutigen, sich an die Regeln zu halten.

Eine klare Kommunikation der Einkaufsrichtlinien und regelmäßige Updates über bevorzugte Lieferanten und Rahmenverträge fördern die Einhaltung der Vorgaben.

Der Einsatz von E-Procurement-Systemen kann den Einkaufsprozess automatisieren und die Einhaltung der Richtlinien erleichtern.

Regelmäßige Überprüfungen und Audits der Einkaufsaktivitäten helfen, Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Eine elektronische Bestellanforderung, oft als eBANF bezeichnet, ist ein digitalisiertes System zur Verwaltung und Genehmigung von Bestellungen innerhalb eines Unternehmens. Durch den Einsatz einer eBANF lassen sich Maverick Buying und die damit verbundenen Probleme erheblich reduzieren. Hier sind einige Wege, wie eine eBANF Maverick Buying verhindern kann.

Eine eBANF sorgt für einheitliche und standardisierte Beschaffungsprozesse. Jeder Bestellvorgang durchläuft denselben genehmigten Workflow, was sicherstellt, dass alle Einkäufe den internen Richtlinien entsprechen. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende Abkürzungen nehmen oder alternative Beschaffungswege suchen.

Alle Bestellungen, die über eine eBANF abgewickelt werden, sind transparent und vollständig nachvollziehbar. Jeder Schritt im Bestellprozess wird dokumentiert, sodass die Einkaufsabteilung jederzeit den Status und die Historie jeder Bestellung einsehen kann. Dies schafft eine hohe Transparenz und erleichtert die Kontrolle.

Mit einer eBANF können Genehmigungen automatisch nach vordefinierten Regeln und Zuständigkeiten erteilt werden. Dies beschleunigt den Genehmigungsprozess und reduziert die Versuchung für Mitarbeitende, ohne Genehmigung zu bestellen. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass jede Bestellung von den richtigen Personen geprüft und freigegeben wird.

eBANF-Systeme können direkt mit den Katalogen bevorzugter Lieferanten integriert werden. Dadurch haben Mitarbeitende direkten Zugang zu genehmigten Produkten und Dienstleistungen zu verhandelten Preisen. Dies verringert die Notwendigkeit, alternative Lieferanten zu suchen und fördert die Nutzung vertraglich vereinbarter Angebote.

Eine eBANF kann dazu beitragen, dass alle Bestellungen innerhalb der festgelegten Budgetgrenzen und Einkaufsrichtlinien bleiben. Das System kann automatische Warnungen und Sperren einrichten, wenn eine Bestellung die festgelegten Parameter überschreitet, was unkontrollierte Ausgaben verhindert.

Mit einer eBANF haben Unternehmen die Möglichkeit zur Echtzeit-Überwachung aller Beschaffungsvorgänge. Diese Echtzeit-Daten ermöglichen es der Einkaufsabteilung, sofort auf Unregelmäßigkeiten zu reagieren und Maverick Buying frühzeitig zu erkennen und zu unterbinden.

Moderne eBANF-Systeme sind benutzerfreundlich gestaltet und bieten intuitive Schnittstellen, die die Nutzung erleichtern. Gleichzeitig können Schulungsprogramme in das System integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die Einkaufsrichtlinien kennen und verstehen. Durch die Benutzerfreundlichkeit sinkt die Motivation, alternative, inoffizielle Beschaffungswege zu nutzen.

Maverick Buying stellt eine ernstzunehmende Herausforderung für das Beschaffungsmanagement dar. Durch gezielte Maßnahmen können Unternehmen jedoch die Risiken minimieren und sicherstellen, dass Einkäufe effizient und regelkonform abgewickelt werden. Ein strukturiertes und transparentes Beschaffungswesen trägt nicht nur zur Kostensenkung bei, sondern stärkt auch die Kontrolle und Qualitätssicherung innerhalb des Unternehmens. Indem Unternehmen Maverick Buying aktiv entgegenwirken, können sie langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz steigern.

Insbesondere eine elektronische Bestellanforderung (eBANF) kann erheblich zur Reduzierung von Maverick Buying beitragen, indem sie standardisierte, transparente und effiziente Beschaffungsprozesse schafft. Durch die Automatisierung von Genehmigungen, die Integration bevorzugter Lieferantenkataloge und die Echtzeit-Überwachung sorgt eine eBANF für die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und optimiert das Beschaffungsmanagement. Unternehmen, die auf eBANF-Systeme setzen, profitieren von besseren Kostenkontrollen, höherer Transparenz und einer insgesamt gesteigerten Effizienz in der Beschaffung.