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Maverick Buying

Ungeplante Einkäufe in Unternehmen

Maverick Buying stellt eine Herausforderung für das Beschaffungsmanagement von Unternehmen dar. Der Begriff beschreibt eine Praxis, bei der Mitarbeitende Waren oder Dienstleistungen außerhalb der etablierten Einkaufsprozesse und ohne Genehmigung beschaffen. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf das Phänomen „Maverick Buying“, seine Ursachen, Folgen und mögliche Maßnahmen zur Vermeidung.

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying, auch als „wilder Einkauf“ bekannt, bezeichnet die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen außerhalb der regulären Beschaffungsrichtlinien eines Unternehmens. Dies geschieht ohne Wissen oder Zustimmung der Einkaufsabteilung und kann z. B. bedeuten, dass Mitarbeitende bei nicht genehmigten Lieferanten einkaufen, ohne vorherige Preisverhandlungen oder Vertragsabschlüsse.

 

Ursachen für Maverick Buying

Die Gründe für Maverick Buying sind vielfältig und können je nach Unternehmensstruktur und -kultur variieren. Hier sind einige der häufigsten Ursachen:

 

Dringlichkeit

Mitarbeitende benötigen bestimmte Produkte oder Dienstleistungen schnell und umgehen daher die langwierigen formalen Beschaffungsprozesse.

 

Unwissenheit

Es fehlt an Bewusstsein oder Schulung über die existierenden Einkaufsrichtlinien und -prozesse.

 

Komplexe Prozesse

Zu komplizierte oder bürokratische Einkaufsprozesse können dazu führen, dass Mitarbeitende einfachere und schnellere Wege suchen.

 

Fehlende Verfügbarkeit

Notwendige Produkte sind im bestehenden Lieferantennetzwerk nicht verfügbar, sodass Mitarbeitende auf alternative Anbieter zurückgreifen.

 

Maverick Buying

Konsequenzen von Maverick Buying

Obwohl es auf den ersten Blick harmlos erscheinen mag, kann Maverick Buying erhebliche negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben.

 

Kostennachteile

Durch das Umgehen von Preisverhandlungen und Rahmenverträgen können höhere Kosten entstehen.

 

Qualitätsprobleme

Produkte von nicht zertifizierten Lieferanten erfüllen möglicherweise nicht die erforderliche Qualität oder die vorausgesetzten Sicherheitsstandards.

 

Qualitätsprobleme

Produkte von nicht zertifizierten Lieferanten erfüllen möglicherweise nicht die erforderliche Qualität oder die vorausgesetzten Sicherheitsstandards.

 

Inkompatibilität

Eingekaufte Produkte oder Dienstleistungen passen möglicherweise nicht zu den bestehenden Systemen oder Anforderungen des Unternehmens.

 

Verlust von Kontrolle und Transparenz

Die Einkaufsabteilung verliert den Überblick über die gesamten Beschaffungsausgaben und -aktivitäten, was die Budgetplanung und -kontrolle erschwert.

 

Rechtliche Risiken

Einkäufe ohne ordnungsgemäße Verträge und Absprachen können zu rechtlichen Problemen führen.

 

Maßnahmen zur Vermeidung von Maverick Buying

Um Maverick Buying effektiv zu verhindern, können Unternehmen verschiedene Strategien und Maßnahmen ergreifen.

 

Schulung und Bewusstsein

Regelmäßige Schulungen und Informationskampagnen können das Bewusstsein für die Bedeutung von Einkaufsrichtlinien schärfen.

 

Optimierung der Prozesse

Vereinfachte und effizientere Einkaufsprozesse können Mitarbeitende dazu ermutigen, sich an die Regeln zu halten.

 

Transparenz und Kommunikation

Eine klare Kommunikation der Einkaufsrichtlinien und regelmäßige Updates über bevorzugte Lieferanten und Rahmenverträge fördern die Einhaltung der Vorgaben.

 

Technologieeinsatz

Der Einsatz von E-Procurement-Systemen kann den Einkaufsprozess automatisieren und die Einhaltung der Richtlinien erleichtern.

 

Kontrolle und Monitoring

Regelmäßige Überprüfungen und Audits der Einkaufsaktivitäten helfen, Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

 

Wie kann eine elektronische Bestellanforderung (eBANF) Maverick Buying reduzieren?

Eine elektronische Bestellanforderung, oft als eBANF bezeichnet, ist ein digitalisiertes System zur Verwaltung und Genehmigung von Bestellungen innerhalb eines Unternehmens. Durch den Einsatz einer eBANF lassen sich Maverick Buying und die damit verbundenen Probleme erheblich reduzieren. Hier sind einige Wege, wie eine eBANF Maverick Buying verhindern kann.

 

1. Standardisierte Prozesse

Eine eBANF sorgt für einheitliche und standardisierte Beschaffungsprozesse. Jeder Bestellvorgang durchläuft denselben genehmigten Workflow, was sicherstellt, dass alle Einkäufe den internen Richtlinien entsprechen. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende Abkürzungen nehmen oder alternative Beschaffungswege suchen.

 

2. Transparenz und Nachverfolgbarkeit

Alle Bestellungen, die über eine eBANF abgewickelt werden, sind transparent und vollständig nachvollziehbar. Jeder Schritt im Bestellprozess wird dokumentiert, sodass die Einkaufsabteilung jederzeit den Status und die Historie jeder Bestellung einsehen kann. Dies schafft eine hohe Transparenz und erleichtert die Kontrolle.

 

3. Automatisierte Genehmigungsprozesse

Mit einer eBANF können Genehmigungen automatisch nach vordefinierten Regeln und Zuständigkeiten erteilt werden. Dies beschleunigt den Genehmigungsprozess und reduziert die Versuchung für Mitarbeitende, ohne Genehmigung zu bestellen. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass jede Bestellung von den richtigen Personen geprüft und freigegeben wird.

 

4. Integration von Lieferantenkatalogen

eBANF-Systeme können direkt mit den Katalogen bevorzugter Lieferanten integriert werden. Dadurch haben Mitarbeitende direkten Zugang zu genehmigten Produkten und Dienstleistungen zu verhandelten Preisen. Dies verringert die Notwendigkeit, alternative Lieferanten zu suchen und fördert die Nutzung vertraglich vereinbarter Angebote.

 

5. Einhaltung von Budgets und Richtlinien

Eine eBANF kann dazu beitragen, dass alle Bestellungen innerhalb der festgelegten Budgetgrenzen und Einkaufsrichtlinien bleiben. Das System kann automatische Warnungen und Sperren einrichten, wenn eine Bestellung die festgelegten Parameter überschreitet, was unkontrollierte Ausgaben verhindert.

 

6. Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung

Mit einer eBANF haben Unternehmen die Möglichkeit zur Echtzeit-Überwachung aller Beschaffungsvorgänge. Diese Echtzeit-Daten ermöglichen es der Einkaufsabteilung, sofort auf Unregelmäßigkeiten zu reagieren und Maverick Buying frühzeitig zu erkennen und zu unterbinden.

 

7. Schulung und Benutzerfreundlichkeit

Moderne eBANF-Systeme sind benutzerfreundlich gestaltet und bieten intuitive Schnittstellen, die die Nutzung erleichtern. Gleichzeitig können Schulungsprogramme in das System integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die Einkaufsrichtlinien kennen und verstehen. Durch die Benutzerfreundlichkeit sinkt die Motivation, alternative, inoffizielle Beschaffungswege zu nutzen.

Fazit

Maverick Buying stellt eine ernstzunehmende Herausforderung für das Beschaffungsmanagement dar. Durch gezielte Maßnahmen können Unternehmen jedoch die Risiken minimieren und sicherstellen, dass Einkäufe effizient und regelkonform abgewickelt werden. Ein strukturiertes und transparentes Beschaffungswesen trägt nicht nur zur Kostensenkung bei, sondern stärkt auch die Kontrolle und Qualitätssicherung innerhalb des Unternehmens. Indem Unternehmen Maverick Buying aktiv entgegenwirken, können sie langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz steigern.

Insbesondere eine elektronische Bestellanforderung (eBANF) kann erheblich zur Reduzierung von Maverick Buying beitragen, indem sie standardisierte, transparente und effiziente Beschaffungsprozesse schafft. Durch die Automatisierung von Genehmigungen, die Integration bevorzugter Lieferantenkataloge und die Echtzeit-Überwachung sorgt eine eBANF für die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und optimiert das Beschaffungsmanagement. Unternehmen, die auf eBANF-Systeme setzen, profitieren von besseren Kostenkontrollen, höherer Transparenz und einer insgesamt gesteigerten Effizienz in der Beschaffung.

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