„Benötigt mein Unternehmen eine Fuhrparkmanagement Software?“

Was ist eine Fuhrparkmanagement Software?

Mit einer Fuhrparkmanagement-Software können Unternehmen alle relevanten Daten zu ihrer Fahrzeugflotte sowie ihren Fahrerinnen und Fahrern zentral erfassen und einsehen. Konkret haben Fuhrparkleiterinnen und -leiter jederzeit Zugriff auf Informationen etwa zur aktuellen Fahrzeugauslastung, zu den Kosten oder zu aktuell anstehenden Terminen wie Inspektionen oder Hauptuntersuchungen. Zudem unterstützt eine Fuhrparkmanagement-Software Mitarbeitende bei der Reservierung von Fahrzeugen und beschleunigt den zugehörigen Genehmigungsprozess. Sie sorgt so für einen effizienteren Fuhrparkbetrieb und bietet zugleich volle Transparenz und Kostenkontrolle. Darüber hinaus unterstützt sie bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, indem beispielsweise keine Termine für Führerscheinkontrollen oder Fahrerunterweisungen nach den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) versäumt werden.

Welche Aufgaben übernimmt eine Fuhrparksoftware?

Das Aufgabenspektrum einer Fuhrparkmanagement Software lässt sich grob in vier Bereiche unterteilen:

• Fahrzeug-Management: Die Basis eines effizienten Fuhrparkmanagements bildet eine optimale Verwaltung der gesamten Fahrzeugflotte. Diese geschieht idealerweise in Form einer digitalen Akte, in der sämtliche Fahrzeugdaten – wie Servicetermine, Kilometerstände, Schäden und Mängel – dokumentiert sind. Zusätzlich werden Tankkarten-Kosten mittels CSV-Import und automatischer Fahrzeugzuordnung verwaltet und ausgewertet.

• Fahrer-Verwaltung: Auch Informationen zu den Fahrerinnen und Fahrern werden in einer Fuhrparkmanagement Software in digitalen Akten hinterlegt. Darin sind neben den Stammdaten, wie Name, Adresse und Geburtsdatum, auch Angaben zum Führerschein oder eventuellen Ordnungswidrigkeiten enthalten.

• Reservierungs-Management: Eine zentrale Rolle beim Fuhrparkmanagement spielt auch das Buchen von Fahrzeugen, das sich idealerweise innerhalb einer Kalenderübersicht einfach und effizient durchführen lässt. Zusätzlich sollten die Mitarbeitenden durch eine intelligente Fahrzeugsuche unterstützt werden, die ihnen nach Kriterien wie Typ (z. B. Kombi oder Limousine) und Ausstattung passende freie Fahrzeuge auflistet. Haben sie sich für ein Fahrzeug entschieden, wird die Buchung über einen konfigurierbaren Prozess genehmigt.

• Auswertungen: Hierzu gehören übersichtliche Statistiken in Form von Tages-, Wochen-, Monats- oder Listenansichten über die Fahrzeuge und deren Auslastung.

Welche Funktionen sollte eine Fuhrparkmanagement Software beinhalten?

Damit Unternehmen ihren Fuhrpark effizient verwalten können, müssen sie ihre gesamte Fahrzeugflotte im Blick haben. Hierzu zählen auch relevante Informationen zu den PKWs und/oder Nutzfahrzeugen, wie Fahrleistungen, Termine, Dokumente und Verträge, Schäden und Mängel sowie Kosten und Verbrauchsdaten. Hinzu kommt die Überwachung und Kontrolle von Fahrerdaten und Führerscheinen. Genau dies kann eine moderne Fuhrparkmanagement Software übersichtlich auf einer Oberfläche darstellen.

Darüber hinaus sollte eine Fuhrparksoftware automatisch an auslaufende Leasingverträge, Inspektionen, Wartungstermine, Hauptuntersuchungen (TÜV) oder Führerscheinkontrollen bzw. -erneuerungen erinnern, sodass keine Termine übersehen werden. Außerdem sorgen automatisierte Prozesse dafür, Reservierungen und Genehmigungen zu beschleunigen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Dabei sollte die Fuhrparkmanagement Software an spezifische Belange von Unternehmen anpassbar sein, Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs- bzw. Kostenrechnungslösungen beinhalten und über umfangreiche Auswertungsfunktionen verfügen, um beispielsweise die Auslastung oder den Verbrauch von Fahrzeugen grafisch abzubilden.

Um eine hohe Benutzerakzeptanz zu erreichen, muss die Fuhrparkmanagement Software zudem bedienerfreundlich und in gewohnte Arbeitsumgebungen integrierbar sein. Hier sind Microsoft SharePoint sowie Microsoft Teams, welche die Zusammenarbeit in Unternehmen erheblich vereinfachen, das Maß aller Dinge.

Warum lohnt sich eine Fuhrparkverwaltung für Ihr Unternehmen?

Mit der Fuhrparkmanagement Software der dataglobal Group stehen sämtliche Daten Ihrer Fahrzeugflotte – inklusive der Informationen zu Verträgen, Kosten, Verbräuchen und Fahrenden – auf einer einzigen Plattform zur Verfügung. Das zeitaufwändige Zusammentragen dieser Daten aus unterschiedlichen Quellen oder deren Pflege in ellenlangen Excel-Tabellen erübrigt sich ab diesem Punkt.

Die zentrale Darstellung sorgt für mehr Übersicht und Transparenz beim Fuhrparkmanagement, während durch automatisierte Prozesse Reservierungs- und Genehmigungsverfahren beschleunigt sowie Arbeitsabläufe vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Zudem unterstützen die integrierten Auswertungsfunktionen bei der Entscheidungsfindung. Dabei obliegt es Ihnen zu wählen, ob Sie die Fuhrparkmanagement Software – in Abhängigkeit von Ihrer IT-Infrastruktur – im Intranet oder in der Cloud betreiben möchten.

Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software

Ein elektronisches Fuhrparkmanagementsystem wie vysoft FMS bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihren Fuhrpark effizienter zu verwalten. Durch die nahtlose Integration in bestehende Intranet-Lösungen und die einheitliche Benutzeroberfläche im gleichen Look & Feel wie andere vysoft-Module, wird der tägliche Betrieb vereinfacht und optimiert. Im Folgenden sehen Sie die wichtigsten Vorteile durch den Einsatz von vysoft FMS.

1. Fahrzeuge und deren Lebenszyklus managen

Mit vysoft FMS können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Fahrzeuge systematisch und lückenlos verfolgen – von der Anschaffung über den Einsatz bis hin zur Ausmusterung oder dem Verkauf. Dies bietet folgende Vorteile:

Optimierte Planung: Durch eine zentrale Übersicht über den Fahrzeugbestand und den jeweiligen Status (z. B. Wartung, Reparatur, Nutzung) können Entscheidungen, wie die Planung von Neuanschaffungen oder Ersatzmaßnahmen, fundierter getroffen werden.

Kosteneinsparungen: Der Überblick über den Fahrzeugzustand ermöglicht es, frühzeitig Instandhaltungen oder Reparaturen zu planen, bevor größere, kostspieligere Schäden auftreten.

2. Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren

Das elektronische Fuhrparkmanagementsystem hilft Ihnen dabei, Konflikte bei der Fahrzeugnutzung zu minimieren. Durch klare Buchungs- und Verwaltungssysteme wird sichergestellt, dass Fahrzeuge nicht doppelt reserviert oder unübersichtlich verteilt werden.

Effiziente Fahrzeugzuteilung: Durch das integrierte Buchungssystem können Mitarbeiter Fahrzeuge einfach reservieren. Dies reduziert die Gefahr von Überschneidungen und Missverständnissen.

Reduzierter administrativer Aufwand: Manuelle Listen oder individuelle Anfragen entfallen, da alles über das System koordiniert wird. Dies spart wertvolle Arbeitszeit und minimiert Fehlerquellen.

3. Fahrzeuge auslasten, Kosten senken

Durch die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Fahrzeugauslastung können Sie sicherstellen, dass der Fuhrpark bestmöglich genutzt wird.

Transparenz der Nutzung: vysoft FMS bietet eine detaillierte Übersicht über die Nutzung jedes Fahrzeugs, sodass untergenutzte Fahrzeuge identifiziert und besser zugeteilt werden können.

Kostensenkung: Eine erhöhte Auslastung der Fahrzeuge führt zu einer Kostenreduktion, da keine unnötigen Fahrzeuge unterhalten werden müssen. Zudem können durch bessere Planung Fuhrparkressourcen effektiver genutzt werden, was Wartungs- und Betriebskosten senkt.

4. Termine überwachen / Wartung gewährleisten

Eine der größten Herausforderungen im Fuhrparkmanagement ist die Überwachung von Wartungsintervallen und Terminen. vysoft FMS erleichtert diese Aufgabe erheblich:

Automatisierte Erinnerungen: Wartungstermine, Inspektionen oder TÜV-Prüfungen werden automatisch im System hinterlegt, und es erfolgen rechtzeitige Erinnerungen an die zuständigen Mitarbeiter.

Vermeidung von Strafen und Ausfällen: Durch die pünktliche Wartung der Fahrzeuge werden teure Reparaturen oder Strafen durch verpasste Termine (z. B. TÜV) vermieden. Außerdem wird die Ausfallzeit von Fahrzeugen minimiert.

5. Dokumentenmanagement / Dokumentenverwaltung

Eine weitere Funktion von vysoft FMS ist das integrierte Dokumentenmanagement, das eine zentrale Verwaltung aller relevanten Dokumente ermöglicht.

Sichere Dokumentenablage: Fahrzeugpapiere, Versicherungen, Wartungsprotokolle und andere relevante Dokumente können zentral im System gespeichert und verwaltet werden. Dadurch sind sie jederzeit verfügbar und können schnell eingesehen werden.

Vertragsmanagement: Auch Verträge mit Leasinggebern oder Serviceanbietern können effizient verwaltet werden. Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsinhalte sind auf Knopfdruck abrufbar.

6. Fahrer-, Fahrzeugpapiere und Verträge verwalten

Nicht nur Fahrzeuge, sondern auch Fahrer und deren Papiere müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden. vysoft FMS unterstützt Sie dabei, dass alle relevanten Daten immer aktuell sind.

Überprüfung von Fahrberechtigungen: Mit vysoft FMS kann sichergestellt werden, dass alle Fahrer die nötigen Führerscheine und Qualifikationen besitzen und diese auch regelmäßig überprüft werden.

Verwaltung von Fahrerverträgen: Fahrer können einfach im System angelegt und ihre Verträge und zugehörigen Dokumente verwaltet werden. Zudem können etwaige Schulungen oder Nachweise ebenfalls im System hinterlegt werden, was die Verwaltung effizienter und sicherer macht.

Fazit

In der heutigen Zeit, in der die Anforderungen an Unternehmen durch steigende Kosten und strengere gesetzliche Vorschriften kontinuierlich zunehmen, ist eine Fuhrparkmanagement Software nicht nur eine Option, sondern eine notwendige Investition für jedes Unternehmen mit einem Fuhrpark.

Ein solches System ermöglicht es, die Prozesse rund um die Fahrzeugflotte effizienter zu gestalten, Konflikte und Fehler zu minimieren und gleichzeitig wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld zu sparen. Die zentrale Verwaltung aller fahrzeug- und fahrerbezogenen Daten, die automatische Überwachung von Terminen und Wartungen sowie die optimierte Auslastung der Fahrzeuge sind entscheidende Vorteile, die zu einer spürbaren Kostensenkung führen. Darüber hinaus gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Vorgaben Sicherheit und Rechtssicherheit.

Durch den Einsatz einer Fuhrparkmanagement Software wie vysoft FMS kann der gesamte Fuhrparkbetrieb transparenter, effizienter und wirtschaftlicher gestaltet werden – und das bei minimalem administrativem Aufwand. Damit bietet eine solche Software einen klaren Wettbewerbsvorteil und zahlt sich nachhaltig aus.