2025: Wie geht es mit der E-Rechnungspflicht weiter?

Was steht im Wachstumschancengesetz? 

Das Wachstumschancengesetz ist ein umfassendes Gesetzesvorhaben der deutschen Bundesregierung, das darauf abzielt, die Digitalisierung in der Wirtschaft voranzutreiben und die Effizienz öffentlicher und privater Verwaltungsprozesse zu steigern. Es enthält Maßnahmen, die Unternehmen und Behörden dazu anregen sollen, digitale Technologien stärker zu nutzen und bürokratische Hürden abzubauen.  

Ein zentraler Bestandteil des Gesetzes ist die Einführung und Ausweitung der E-Rechnungspflicht, die zunächst für öffentliche Auftraggeber sowie B2G galt und nun auf den B2B-Bereich ausgeweitet wurde. Mit dieser Regelung sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu übermitteln.  

Ziel dieser Maßnahme ist es, die Rechnungsstellung zu vereinfachen, Fehlerquellen zu reduzieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Darüber hinaus stellt das Gesetz sicher, dass alle elektronischen Rechnungen sicher archiviert und über einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Dies trägt zur Erhöhung der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance in der Geschäftsabwicklung bei. Das Wachstumschancengesetz markiert somit einen wichtigen Schritt hin zu einer modernen, digitalisierten Wirtschaft und öffentlichen Verwaltung. 

Offizielle Seite zum Wachstumschancengesetz 

Wichtige Fristen und Anforderungen 

• 2025: Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle B2B-Unternehmen verpflichtend, E-Rechnungen zu empfangen und ordnungsgemäß zu archivieren. Die Unternehmen müssen ihre Systeme anpassen, um elektronische Rechnungen im standardisierten Format zu verarbeiten und diese sicher für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist zu archivieren.

• Ende 2026: Mit Ablauf des 31. Dezember 2026 endet die Übergangsregelung, die es B2B-Unternehmen bislang ermöglichte, Papierrechnungen oder andere elektronische Formate zu verwenden. Ab diesem Zeitpunkt müssen diese Unternehmen ausschließlich E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format ausstellen und empfangen.

• Ende 2027: Zum 31. Dezember 2027 läuft eine verlängerte Übergangsfrist für B2B-Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro aus. Diese Unternehmen, die bisher Rechnungen in Papierform oder anderen Formaten verschicken konnten, müssen bis dahin ebenfalls auf E-Rechnungen umstellen.

• 2028: Ab dem 1. Januar 2028 gilt dann die vollständige Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für alle B2B-Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen ausschließlich digital und im standardisierten Format ausgestellt, empfangen und archiviert werden. 

Was bedeutet das für Unternehmen? 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes bringt weitreichende Änderungen für B2B-Unternehmen mit sich. Die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile. Doch was müssen B2B-Unternehmen nun konkret tun, um die Anforderungen zu erfüllen? 

Integration eines digitalen Rechnungsformats: B2B-Unternehmen müssen ihre Rechnungen im XRechnung– oder ZUGFeRD-Format ausstellen. Dies bedeutet, dass die Rechnungen maschinenlesbar sein müssen, um eine einfache Verarbeitung durch die Empfänger zu ermöglichen. Unternehmen sollten daher entsprechende Softwarelösungen einführen, die diese Formate unterstützen.

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen wird zunehmend ineffizient und fehleranfällig. Durch die Einführung von Softwarelösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung können Unternehmen die Effizienz steigern und die Fehlerquote minimieren. Automatisierte Workflows helfen, die Rechnungsstellung zu vereinfachen und den gesamten Prozess schneller und reibungsloser zu gestalten.  

Dokumentenarchivierung und Aufbewahrungspflichten: Auch die Anforderungen an die Dokumentenarchivierung werden durch die E-Rechnungspflicht verschärft. Alle elektronischen Rechnungen müssen sicher archiviert und für den Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme diesen Anforderungen gerecht werden. 

Was kommt als Nächstes?  

Die E-Rechnungspflicht und die digitale Rechnungsverarbeitung sind nur ein Teil der umfassenden digitalen Transformation, die insbesondere B2B-Unternehmen in den kommenden Jahren bevorsteht. Doch das Wachstumschancengesetz ist nicht das Ende der Reise, sondern vielmehr ein Meilenstein auf dem Weg zu einer papierlosen, digitalen Zukunft. 

• Integration von Künstlicher Intelligenz (KI): Unternehmen werden vermutlich zunehmend auf KI-gestützte Lösungen setzen, um die Effizienz der Rechnungsstellung weiter zu verbessern. Diese Technologien können nicht nur Rechnungen automatisch erstellen und verschicken, sondern auch Unstimmigkeiten in Rechnungen erkennen und Vorschläge zur Behebung von Fehlern machen. 

• Weitere europäische Harmonisierung: In den kommenden Jahren ist mit einer stärkeren Harmonisierung der digitalen Rechnungsformate auf europäischer Ebene zu rechnen. B2B-Unternehmen, die international tätig sind, müssen sich auf einheitliche Standards und neue Vorgaben einstellen. 

Fazit: Wie geht es ab 2025 mit der E-Rechnung weiter? 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht durch das Wachstumschancengesetz ist ein bedeutender Schritt in Richtung einer digitalen und effizienten Verwaltung. B2B-Unternehmen, die noch nicht mit der Umstellung begonnen haben, müssen schnell handeln, um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bietet jedoch nicht nur die Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, Prozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern. 

Mit dem Jahreswechsel 2024/2025 steht der B2B-Sektor vor einer Reihe neuer Herausforderungen, aber auch Chancen. Die Implementierung der E-Rechnung und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung sind zentrale Schritte auf dem Weg in eine digitale Zukunft. Wer sich jetzt gut vorbereitet, wird nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern auch von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.