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Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Was Sie über DMS wissen sollten: Definition, Funktionen und Vorteile

Die effiziente Verwaltung digitaler Dokumente ist eine Notwendigkeit in der modernen Arbeitswelt. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (oder kurz „DMS“) wird somit zum Must-Have für Unternehmen – und zwar nicht nur für Konzerne, sondern auch im Mittelstand. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein digitales Dokumentenmanagementsystem überhaupt ist, welche Funktionen es erfüllt und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann.

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Dokumentenmanagement Software: Das Fundament für den Digital Workplace

Heutzutage geht ein Großteil der Geschäftsdokumente (Rechnungen, Verträge, Bestellungen etc.) nicht mehr in Papierform ein, sondern digital. Auch geschäftliche Korrespondenzen werden zunehmend per E-Mail und – spätestens seit der Pandemie – über Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom abgehalten.

Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt in diesem Szenario eine tragende Rolle. Es bietet klare Vorteile für Unternehmen, da es die Produktivität steigert, die Kosten senkt und Arbeitsprozesse entschlackt und optimiert. Im Rahmen des Digital Workplace stellt es das Fundament dar, auf dem alles Weitere aufbaut. Aber was macht ein Dokumentenmanagementsystem überhaupt?

 

Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem?

Ein DMS ist eine Softwarelösung für das Erstellen, Organisieren, Speichern, Suchen und gemeinsame Nutzen von elektronischen Dokumenten in einer Organisation. Das Hauptziel eines DMS ist es, den effizienten Umgang mit Dokumenten zu ermöglichen und den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kann dazu beitragen,

  • den Papierverbrauch zu reduzieren,
  • die Effizienz zu steigern,
  • die Compliance zu verbessern
  • und die Zusammenarbeit in Organisationen zu fördern.

 

Dokumentenmanagementsystem

Die wichtigsten Funktionen

Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen, auf die wir im Anschluss näher eingehen:

 

  • Dokumentenerfassung und -bereitstellung
  • Abbildung von Workflows
  • Ermöglichung von Kollaborationen
  • Revisionssichere Archivierung
  • Integrationsfähigkeit und Anbindung an Drittsysteme

 

1) Dokumentenerfassung und -bereitstellung

Die grundlegende Funktion ist die Erfassung und Auswertung der Dokumente und der darin enthaltenen Informationen und Daten. Liegt ein Papierdokument vor, wird dieses gescannt. Ein elektronisches Dokument erfasst die DMS Software hingegen direkt. Beim Eingang wird das Dokument nun verschlagwortet und mit allen Metadaten (darunter z. B. Angaben zur Art des Dokuments, des Erstellungsdatums sowie die zugeordneten Schlagworte) gespeichert. Dieser Vorgang dient der späteren Auffindbarkeit der Dateien durch den Anwender. Im Anschluss werden die Dokumente für alle berechtigten Anwender zum zeit- und ortsunabhängigen Abruf per Endgerät bereitgestellt.

 

2) Abbildung von Workflows

Die Kopplung eines DMS mit einer BPM-Software ist bei der Einführung in Unternehmen die Norm. „BPM“ steht für Business Process Management und meint die Modellierung digitaler Geschäftsprozesse bzw. Workflows.

Gehen wir einmal von einem in Ihrem Unternehmen bereits „analog“ bestehendem Prozess aus: Beispielsweise die Freigabe einer Rechnung durch den Chef. Dieser Prozess findet vermutlich millionenfach in jedem Unternehmen der Welt statt. Die digitale Abwicklung erspart in Summe ein Vielfaches an Zeit, da sich der persönliche Gang zum Vorgesetzten in die obere Etage von jetzt an erübrigt. Es ist nur noch ein virtueller Prozessschritt, der mit 1-2 Klicks erledigt ist.

Solche wiederkehrenden Geschäftsprozesse gibt es en masse in jedem Unternehmen und sie lassen sich anhand einer integrierten BPM-Software ganz einfach digital abbilden und weitestgehend automatisieren. Das Gleiche gilt aber auch für neue, bisher nicht alltägliche Geschäftsprozesse, die mit der Software modelliert werden können. Hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Als Basis dient dabei immer noch das DMS, welches die zugrundeliegenden Dokumente für Sie verwaltet.

 

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3) Ermöglichung von Kollaborationen

Ein Ziel des DMS ist es, einen ungestörten Arbeitsfluss, besonders bei Kollaborationen mehrerer Anwender sicherzustellen. Arbeiten verschiedene Personen gleichzeitig an einem Projekt, wird dabei oftmals auf ein und dieselben Dokumente zugegriffen. Führt jeder Mitarbeitende eigene Änderungen am Dokument durch, bricht schnell Chaos aus.

Ein DMS begegnet diesem Problem mit der Versionierung von Dokumenten: So erhalten Anwender Zugriff auf die vollständige Dokumentenhistorie und können Änderungen vornehmen, ohne die vorherigen Versionen zu überschreiben. Keine der berechtigten Personen „pfuscht“ sich somit gegenseitig in die Arbeit, wenn eine solche gemeinschaftliche Bearbeitung des Dokuments nicht beabsichtigt ist. Gleichzeitig werden alle beteiligten Anwender über vorgenommene Änderungen informiert, z. B. wenn sich bei einer Bestellung die Bestellliste ändert.

 

4) Revisionssichere Archivierung

Die revisionssichere Archivierung der Dokumente ist ein weiterer essenzieller Bestandteil eines DMS. „Revisionssicher“ meint die Speicherung der schreibgeschützten und somit unveränderbaren Originaldatei im Archiv. Rechtlich gesehen haben auf diese Art gesicherte Dokumente in den allermeisten Fällen denselben Status wie originale Papierdokumente. Eine revisionssichere Archivierung ist dementsprechend wichtig bei behördlichen Prüfungen (z. B. bei der Betriebsprüfung) und auch bei Rechtsstreitigkeiten, wenn man auf Papier verzichten möchte – und das ist schließlich eines der primären Ziele von Dokumentenmanagementsystemen.

In jedem Fall sollte zuvor eine professionelle Rechtsberatung dazu eingeholt werden, welche Geschäftsdokumente zusätzlich in Papierform aufzubewahren sind. Beispielsweise gilt dies auch heute noch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die in digitaler Form nicht ausreichen.

 

5) Integrationsfähigkeit und Anbindung an Drittsysteme

Moderne DMS sind darauf ausgerichtet, in bestehende Unternehmensanwendungen und IT-Infrastrukturen integriert zu werden. Das DMS fügt sich also in Ihre vorhandene Systemarchitektur ein und benötigt in der Regel keinerlei aufwendiger Umstrukturierungen. Somit wird ermöglicht, dass Ihr DMS Daten aus Drittapplikationen empfangen und z. B. für die Dokumentenindexierung nutzen kann. Umgekehrt können auch Drittapplikationen (z. B. Collaboration-Tools, ERP oder Ihre E-Mail-Software) barrierefrei auf die Inhalte des DMS zugreifen und diese für eigene Aufgaben nutzen.

 

Die wichtigsten Vorteile

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bietet viele Vorteile. Diese können je nach spezifischen Anforderungen und Prozessen eines Unternehmens variieren – insgesamt aber trägt ein DMS dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Dokumentensicherheit zu verbessern und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Hier die wichtigsten Dokumentenmanagement System Vorteile.

 

1) Effizienzsteigerung

Ein DMS ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten, was zu Zeitersparnissen führt. Durch Suchfunktionen, klare Strukturierung und schnellen Zugriff können Mitarbeitende Dokumente schnell finden und bearbeiten.

 

2) Papierloses Arbeiten

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem reduziert den Bedarf an Papier. Dies trägt nicht nur zur Schonung der Umwelt bei, sondern spart auch Platz und Ressourcen, die für die Aufbewahrung von Papierdokumenten benötigt werden.

 

3) Verbesserte Zusammenarbeit

Durch die Möglichkeit, Dokumente einfach zu teilen, zu kommentieren und gemeinsam zu bearbeiten, fördert ein DMS die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams.

 

4) Versionierung und Revisionssicherheit

Ein DMS ermöglicht die Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments. Dadurch können Änderungen nachvollzogen, ältere Versionen wiederhergestellt und die Revisionssicherheit erhöht werden.

 

5) Zugriffskontrolle und Sicherheit

Das DMS ermöglicht die Implementierung von Zugriffsrechten und Sicherheitsmaßnahmen. Nur autorisierte Benutzer erhalten Zugriff auf bestimmte Dokumente, was die Vertraulichkeit und Integrität von Informationen gewährleistet.

 

6) Compliance und Audit-Trail

Für Branchen, die strengen Vorschriften und Compliance-Standards unterliegen, bietet ein DMS Funktionen zur Erfüllung dieser Anforderungen.

 

7) Reduzierte Suchzeiten

Durch intelligente Suchfunktionen können Benutzer Dokumente schnell und einfach finden. Dies minimiert die Zeit, die normalerweise für die Suche nach Informationen aufgewendet wird.

 

8) Workflow Automation – Arbeitsprozesse digitalisieren & automatisieren

Einige DMS bieten Workflow-Management-Funktionen, die es ermöglichen, automatisierte Prozesse für die Genehmigung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten einzurichten. Dies erhöht die Effizienz und reduziert manuelle Arbeitsabläufe.

 

9) Skalierbarkeit

Ein DMS ist in der Regel skalierbar und kann mit dem Unternehmen mitwachsen. Es kann somit den steigenden Anforderungen an die Dokumentenverwaltung gerecht werden.

 

10) Zuverlässige Disaster-Recovery

Durch die Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form und die Implementierung von Backup-Strategien verbessert ein DMS die Disaster-Recovery-Fähigkeiten. Im Falle von Datenverlusten oder Systemausfällen können Dokumente leicht wiederhergestellt werden.

 

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