DMS-Guide: Kostenloses E-Book über Digitales Dokumentenmanagement

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen viele Vorteile, da es die die Kosten senkt, die Produktivität steigert und Arbeitsprozesse schlanker macht und somit optimiert. Doch was genau ist überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem? Und was kann es für Sie und Ihr Unternehmen konkret leisten, damit sich die Integration und der damit verbundene Aufwand für Sie lohnt?

Auf knapp 20 Seiten erfahren Sie kompakt und informativ alles Wichtige zum digitalen Dokumentenmanagement. Wir widmen uns den verschiedenen Facetten und Grenzbereichen des Themas, wie auch z. B. der Automatisierung von Arbeitsprozessen durch digitale Workflows.

Folgende Inhalte erwarten Sie:

• Was ist Digitales Dokumentenmanagement?
• Welche Funktionen sollte ein DMS enthalten?
• Welche Vorteile erwarten Sie?
• Was sollten Sie bei der Auswahl des DMS-Anbieters berücksichtigen?
• Wie gelingt Ihnen die Implementierung der Software?
• FAQ mit kompakten Antworten auf alle wichtigen Fragen

Downloaden Sie jetzt unseren kostenlosen Guide. Erfahren Sie in einer übersichtlichen Darstellung, was Unternehmen über das digitale Dokumentenmanagement wissen sollten und legen Sie das Fundament für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Geschäfts. Das E-Book ist Teil der offiziellen dataglobal Group Guide-Reihe, die pro Quartal fortgesetzt wird. Tipp: Kennen Sie bereits unseren Digital Workplace-Guide?

Sie haben sich für ein DMS entschieden und nun steht die Implementierung im Unternehmen an. Natürlich liegt es in Ihrem Sinne, dass der Roll-out so schnell wie möglich stattfinden und den laufenden Betrieb nur geringfügig stören soll.

Zunächst werden relevante Akten aus dem Papierarchiv digitalisiert, indem sie gescannt und abgespeichert werden. Je nach Umfang ziehen Sie hierfür internes Personal hinzu oder beauftragen einen externen Dienstleister. Die gescannten Dokumente wandern in ihrer elektronischen Form zu den Dateien, die sich bereits im System befinden. Alle Dateien werden nun verschlagwortet und archiviert, damit Sie im Anschluss optimal mit ihnen arbeiten können. (…)

Ist das DMS erfolgreich implementiert, liegen nun alle Dokumente digital, strukturiert und je nach Dokumentart und Anforderung revisionssicher archiviert vor. Damit ist bereits ein großer und wichtiger Schritt zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ in Ihrem Unternehmen getan, auf den Sie stolz sein dürfen.

Nun ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen. Verfügen Sie über einen internen IT-Experten, sollte dieser die Rolle des Multiplikators einnehmen und Schulungen in der Belegschaft durchführen – im Normalfall hat er hierfür zuvor selbst eine Schulung beim jeweiligen DMS-Anbieter absolviert, sodass er sich gut mit der Software und den dazugehörigen Funktionen auskennt und fähig ist, die Kolleginnen und Kollegen einzuweisen. Auch bei Fragen und Problemen in der laufenden Anwendung des Systems ist Ihr Multiplikator idealerweise direkt vor Ort. Haben Sie hingegen kein eigenes IT-Personal im Haus, fordern Sie externes Personal beim DMS-Anbieter an, welches die Schulung(en) für Sie durchführt. Bei Rückfragen im laufenden Betrieb, die nicht von Ihren Mitarbeitenden selbst gelöst werden können, richten Sie sich in diesem Fall an den Support Ihres Anbieters.

Zu den Gründen für möglichen Widerstand in der Einführung eines DMS zählt besonders die Angst, mit der Veränderung nicht umgehen zu können und den Anschluss zu verpassen. Solchen irrationalen Befürchtungen begegnen Sie mit dem Angebot von Schulungen, einem offenen Ohr für die Sorgen Ihrer Mitarbeitenden und dem deklarierten Ziel, alle Kolleginnen und Kollegen auf dieser Reise mitzunehmen.

Gut zu wissen: Einige DMS-Lösungen sind so nutzerfreundlich und intuitiv in der Anwendung, dass sich der Schulungsaufwand reduziert und Sie somit Zeit und Kosten sparen. So lassen sich manche Softwares sogar in die herkömmliche Windows System- und Ordnerstruktur integrieren, sodass für den Anwender praktisch keine Umgewöhnung stattfindet, obwohl er mit einem DMS arbeitet.

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