Die 8 häufigsten Fehler bei der Einführung der E-Rechnung – und wie Sie diese vermeiden!
Ab 2025 wird die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland schrittweise umgesetzt. Für Unternehmen stellt dies nicht nur eine gesetzliche Vorgabe dar, sondern bietet zugleich die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse moderner und effizienter auszurichten. Doch Vorsicht: Auf dem Weg zur digitalen Rechnungsstellung gibt es zahlreiche Fallstricke, die den Übergang erschweren können. Neben technischen Herausforderungen sind insbesondere organisatorische und rechtliche Aspekte entscheidend.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fehler Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung häufig unterlaufen – und wie Sie diese proaktiv vermeiden können. Egal, ob Sie am Anfang des Prozesses stehen oder sich bereits mitten in der Umsetzung befinden: Mit diesen Tipps meistern Sie den Wechsel zur E-Rechnung reibungslos und profitieren von allen Vorteilen.
Was Sie über die E-Rechnungspflicht in Deutschland wissen sollten
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen. Diese Vorgabe basiert auf einer EU-weiten Richtlinie, die ein standardisiertes und maschinenlesbares Rechnungsformat vorschreibt. Ziel ist es, die Verarbeitung von Rechnungen effizienter und rechtssicher zu gestalten.
Das Standardformat EN 16931 definiert die Struktur dieser Rechnungsdaten. Unternehmen sind angehalten, diese Vorgaben einzuhalten, um gesetzeskonform zu bleiben und von den Vorteilen digitaler Rechnungsprozesse zu profitieren.
Weitere Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen sowie praktische Tipps finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden zur E-Rechnung.
XRechnung und ZUGFeRD: Die wichtigsten Formate im Überblick
In Deutschland spielen die Formate XRechnung und ZUGFeRD eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der E-Rechnung. Während XRechnung vor allem für den öffentlichen Sektor optimiert wurde, zeichnet sich ZUGFeRD durch die Kombination aus einem PDF-Dokument und einer integrierten XML-Datenstruktur aus. Dieses hybride Format ist besonders für kleinere Unternehmen attraktiv, da es die Lesbarkeit und maschinelle Verarbeitung verbindet.
Beide Formate sorgen für standardisierte und fehlerfreie Datenübertragungen, was die Effizienz und Zuverlässigkeit im Rechnungsprozess erheblich steigert.
Die 8 häufigsten Fehler bei der Einführung der E-Rechnung – und wie Sie sie vermeiden können
1) Zu spät mit der Umstellung beginnen
Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine gründliche Vorbereitung. Wer die Umstellung auf die lange Bank schiebt, riskiert Zeitdruck und Fehler. Starten Sie frühzeitig, um ausreichend Spielraum für die Anpassung Ihrer Prozesse und Systeme zu haben.
2) Alte Softwareversionen nicht rechtzeitig aktualisieren
Ältere ERP-Systeme erfüllen oft nicht die technischen Anforderungen der E-Rechnung. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Software zu modernisieren und profitieren Sie von Funktionen wie XRechnung oder ZUGFeRD.
3) Manuelle Abläufe beibehalten
Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch anfällig für Fehler. Um die Vorteile der E-Rechnung voll zu nutzen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ist es entscheidend, Ihre Rechnungsprozesse vollständig zu digitalisieren.
4) Archivierung vernachlässigen
Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen wird oft unterschätzt. Dabei ist sie ein zentraler Bestandteil der Compliance. Setzen Sie auf ein etabliertes Dokumentenmanagementsystem, um Ihre Daten sicher zu archivieren und jederzeit darauf zugreifen zu können.
5) Wahl der falschen E-Rechnungs-Software
Die Wahl der richtigen E-Rechnungs-Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung – eine Lösung, die nicht zu Ihren Anforderungen passt, führt hingegen zu vielen unnötigen Komplikationen.
Unsere Software bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, die sich perfekt in Ihre bestehenden Systeme integriert. Mit umfassenden Funktionen, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und höchsten Sicherheitsstandards unterstützen wir Sie in der effizienten, fehlerfreien und rechtskonformen Rechnungsabwicklung. Profitieren Sie von erstklassigem Support und flexibler Skalierbarkeit, um Ihre Anforderungen auch in Zukunft zu erfüllen.
Vertrauen Sie auf unsere Lösung für die E-Rechnung, um Ihre Rechnungsprozesse langfristig zu optimieren und die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten.
6) Fehlende Prozesskontrolle
Auch nach der Einführung der E-Rechnung sollten Sie Ihre Prozesse kontinuierlich überwachen. Automatisierte Monitoring-Tools helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und schnell zu beheben.
7) Unzureichende Kommunikation mit Geschäftspartnern
Informieren Sie Ihre Partner frühzeitig über die bevorstehende Umstellung. Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden sorgt dafür, dass der Austausch von E-Rechnungen reibungslos funktioniert.
8) Kein langfristiger Optimierungsplan
Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt in Richtung Prozessdigitalisierung. Entwickeln Sie eine Strategie, um Ihre Rechnungsabläufe kontinuierlich zu optimieren und neue Technologien wie KI einzusetzen.
Nutzen Sie die E-Rechnung als Treiber für Innovation
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten und langfristig zukunftssicher auszurichten. Wer rechtzeitig plant, typische Fehler vermeidet und auf Best Practices setzt, kann nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch nachhaltig Wettbewerbsvorteile erzielen.
Einführung der E-Rechnung mit der dataglobal Group
Sind Sie bereit für die Umstellung? Unser Team unterstützt Sie gerne bei allen Schritten – von der Planung bis zur Umsetzung. Mit unserer Softwarelösung zur E-Rechnung erleichtern Sie sich die Erfüllung gesetzlicher Standards und stellen zugleich die Weichen für eine nachhaltige Digitalisierung Ihres Geschäfts. Parallel stehen wir Ihnen gerne mit unserem umfangreichen Beratungsangebot zur Seite.
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