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digitale reisekostenabrechnung

Die effiziente Reisekosten-Software

Eine Reisekostenabrechnung ist mit einigem Aufwand verbunden, sowohl für die Person, die den Antrag stellt, als auch für Ihre Buchhaltung. Mit der digitalen Reisekostenabrechnung lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. So entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden und steigern insgesamt die Prozesseffizienz.

Vertragsmanagement Software dataglobal Group

Warum eine digitalisierte Reisekostenabrechnung

 

Die digitale Reisekostenabrechnung liefert eine effizientere, kostengünstigere und transparentere Lösung im Vergleich zur traditionellen papierbasierten Abrechnung. So entlasten Sie sowohl Ihre reisenden Mitarbeitenden bei der Antragstellung als auch Ihre Buchhaltung bei der Erfassung, da viele manuelle Schritte entfallen. Sie beschleunigen den gesamten Prozess und reduzieren die Fehleranfälligkeit.

Reisekosten einfach abrechnen: Ihre Vorteile im Überblick

Digitaler Prozess ohne Papier

Hoher Automatisierungsgrad

Fehlerreduzierung

Transparente Prozesse

Mobile Verfügbarkeit

Einhaltung von Compliance-Richtlinien

Einfache Integration in bestehende Systeme

Digitaler Prozess ohne Papier

Digitale Systeme ermöglichen eine schnellere und effizientere Abwicklung von Anträgen für Reisekosten. Mitarbeiter können ihre Ausgaben direkt in das System eingeben und lassen automatisch ihre Reisekosten berechnen, was den Prozess spürbar beschleunigt. Die Einsparung von Papier ist insgesamt effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher.

Hoher Automatisierungsgrad

Durch automatisierte Prozesse verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit manuellen Eingaben und Überprüfungen, da viele Aufgaben automatisch durch das System erledigt werden. Zum Beispiel die Bereitstellung von Informationen, die Erfassung von Quittungen oder die automatische Berechnung des Erstattungsbetrags.

 

Vorkonfigurierte Workflows und Reisekostenabrechnung Vorlagen

Vorkonfigurierte Workflows und Vorlagen leisten vor allem eines: Sie sparen viel Zeit. Mitarbeitende müssen nicht jedes Mal neue Abrechnungsformulare erstellen, sondern greifen auf bereits vordefinierte Vorlagen zurück. Das führt zu einer einheitlichen Darstellung und Erfassung aller Reisekosten sowie einer Compliance-konformen Abwicklung.

Fehlerreduzierung

Die Automatisierung minimiert das Risiko von Fehlern, die bei manuellen Prozessen auftreten können. Dazu gehören z. B. Tippfehler oder falsche Berechnungen, die häufig zu einer fehlerhaften Reisekostenerstattung führen. Dies trägt zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Reisekostenabrechnungen bei.

Transparente Prozesse

Durch Automatisierung haben Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über ihre Reisekosten. Dies ermöglicht eine bessere Budgetplanung, Kostenkontrolle und Entscheidungsfindung.

Mobile Verfügbarkeit

Ihre Mitarbeitenden nutzen die digitale Reisekostenabrechnung auch unterwegs per internetfähigem Endgerät. Quittungen werden einfach vor Ort gescannt und der Reisekostenantrag beispielsweise schon während der Bahnfahrt oder im Hotel ausgefüllt und eingereicht.

Einhaltung von Compliance-Richtlinien

Profitieren Sie von einer vereinfachten Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Im Rahmen der digitalen Reisekostenabrechnung werden verschiedene Mechanismen implementiert , um die Einhaltung von Compliance-Standards zu verbessern, wie z. B. eine automatisierte Überprüfung der eingereichten Angaben, um Fehler oder Verstöße gegen geltende Richtlinien sofort zu erkennen.

Einfache Integration in bestehende Systeme

Die Lösung für die digitale Reisekostenabrechnung lässt sich problemlos in bestehende Softwarelösungen und Systeme integrieren, die bereits in Ihrem Unternehmen genutzt werden.

Typischer Prozessablauf einer digitalen Reisekostenabrechnung

Ein typischer Prozessablauf einer Reisekostenabrechnung durchläuft mehrere Phasen, von der Erfassung der Reisekosten bis hin zur Reisekostenerstattung. Mitarbeitende starten einfach den Workflow und geben ihre Daten zur Dienstreise ein. Anschließend können Belege für Ausgaben wie Hotel, Bahnticket oder Verpflegung fotografiert und hochgeladen werden. Der Erstattungsantrag wird dann automatisch an den zuständigen Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet. Intelligente Funktionen unterstützen den Prüfungsprozess. Nach Freigabe erfolgt eine Mitteilung an die Buchhaltung, welche die Erstattung der Reisekosten veranlasst. Alle Dokumente werden abschließend archiviert.

Das Ergebnis: Die Abrechnung Ihrer Reisekosten mit der spezialisierten Software der dataglobal Group gelingt Ihnen schneller und einfacher als jemals zuvor.

 

Infografik Reisekostenabrechnung Software, dataglobal Group

Reisekostenabrechnung: Alle Formulare und Funktionen enthalten

Die dataglobal Group-Lösung enthält alle Formulare und Funktionen, die Sie für die digitale Reisekostenabrechnung benötigen. Dabei stehen Ihnen z. B. wichtige Funktionen zur Verfügung, wie

  • das Hinzufügen von Quittungen,
  • die Angabe der erhaltenen Mahlzeiten als Berechnungsgrundlage der Verpflegungspauschalen sowie
  • die automatische Berechnung der Reisekosten.

Zum Schluss erhalten Sie ein Reisekostenabrechnungsdokument für Ihre Ablage. Auch im Nachhinein sind alle Vorgänge langfristig recherchierbar.

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dataglobal Group - Icon Workflow-Management

Anpassungsfähigkeit und Hilfestellung durch Smart Robots

Die digitale Reisekostenabrechnung bietet Ihnen viele Möglichkeiten für optionale Anpassungen. So können Sie den Prozess perfekt auf Ihre Anforderungen abstimmen.

Für die Unterstützung in der Konfiguration Ihrer digitalen Workflows sind die praktischen Smart Robots im Lieferumfang enthalten. Mit ihrer Hilfe modellieren Sie ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse eigenständig und schnell die gewünschten Komponenten.

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