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Webcast 26. Juli | 10:00 Uhr

Kostenfalle Bürofläche: Raumverwaltung mit vysoft: So senken Sie Kosten und nutzen Büroflächen optimal.

Das Raumbuchungssystem vysoft
Raumverwaltung

Die führende Lösung zur Raum- und Ressourcen­verwaltung auf Basis MS SharePoint/ Microsoft 365   

Die sichere und skalierbare Lösung zur effizienten Nutzung Ihrer Büroflächen

Das vysoft RMS hilft Ihnen, Meetings effizient zu organisieren und zu gestalten. Mit dem Raumbuchungssystem können Sie

  • die Belegung der Räume,
  • die Anordnung der Sitzgelegenheiten,
  • die technische Ausstattung
  • und das Catering planen.

Das Besuchermanagement-System benachrichtigt sowohl den Organisator als auch den Empfang über die erwarteten Gäste und deren aktuellen Status. Digitale Türschilder und Foyer-Displays, die in das System integriert sind, informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.

Mit der nahtlosen Integration in Ihre MS Teams-Infrastruktur, ist vysoft RMS das perfekte Raumbuchungssystem für jedes Unternehmen, das Microsoft 365 / MS SharePoint im Einsatz hat.

Illustration Raumbuchungssystem vysoft RMS
Raumbuchung leicht gemacht - integriert in MS Teams

Raumbuchung leicht gemacht – integriert in MS Teams

Ein Raumbuchungssystem für alle Situationen

dataglobal Raumverwaltung ist eine umfassende Softwarelösung zur Verwaltung von Räumen und Ressourcen in Unternehmen, um Ihre Meetings mit der gewünschten Effizienz zu organisieren.

Es unterstützt die Planung, Reservierung und Verwaltung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und anderen Ressourcen. Lernen Sie jetzt alle Funktionen und Möglichkeiten unserer Softwarelösung kennen.

vysoft rms screenshot: raumbuchungssystem

Raum-Bewirtung hinzubuchen

vysoft rms screenshot: raumbuchungssystem

Raumbuchung für verschiedene Standorte

Nahtlose Integration in Microsoft Office / MS Teams

Die Integration in Microsoft Office bzw. Microsoft Teams macht das dataglobal Raumbuchungssystem zu einem leistungsstarken Werkzeug, das sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integriert und eine einfache und effiziente Verwaltung in einer vertrauten Arbeitsumgebung ermöglicht. Sie können alle Funktionen also direkt über Ihre gewohnten Anwendungen steuern.

Optimierte Raumreservierung und Belegungsplanung

Die dataglobal vvysoft Raumbuchung unterstützt Sie dabei, Ihre Büroflächen maximal effizient zu nutzen, indem Sie eine genaue Übersicht über die Belegung und Verfügbarkeit der Räume erhalten. Dadurch werden Leerstände reduziert und eine optimale Raumauslastung gewährleistet, was zu einer Senkung der Kosten führt.

Die bedarfsorientierte Zuweisung ermöglicht es, die Raumauslastung zu analysieren und entsprechend anzupassen: Größere Räume können für Meetings, kleinere für Einzelarbeit oder kleine Teams bereitgestellt werden. In Zeiten flexibler und hybrider Arbeitsmodelle erlaubt die Software eine dynamische Anpassung der Raumbelegung, um die Arbeitsumgebung optimal zu nutzen.

Einige unserer Referenzkunden

Die Revolution in der Raum- und Ressourcenverwaltung

vysoft RMS revolutioniert die Raum- und Ressourcenverwaltung in Unternehmen. Durch die nahtlose Einbindung in Ihre vertraute Microsoft 365-Arbeitsumgebung können Sie alle Funktionen der Raumverwaltung direkt über die Anwendungen steuern, die Sie täglich nutzen. Unsere Lösung bietet Unternehmen die Werkzeuge, die sie benötigen, um ihre Büroflächennutzung zu optimieren und so ihre Arbeitsumgebung kontinuierlich zu verbessern.

Illustration Raumbuchungssystem vysoft RMS

Effizientes Besuchermanagement

Es werden automatisiert Gästeinformationen für Organisatoren und Empfangspersonal bereitgestellt, um einen glatten Ablauf von Veranstaltungen zu gewährleisten. Durch Benachrichtigungen und Echtzeit-Statusupdates kann der Ablauf jederzeit überprüft werden. Des Weiteren bilden die digitalen Türschilder und Foyer-Displays die Option zum Anzeigen von aktuellen Meeting-Informationen und Wegweisern für Gäste und Mitarbeiter.

Features und Funktionen der Raumverwaltung im Überblick

  • Graphische Belegungsübersicht 
    Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung – in einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Listenansicht

  • Konfigurierbare Raumreservierung
    Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren
  • Mehrsprachig
    Standardmäßige Deutsch und Englisch

  • Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
  • Intelligente Raumsuche
    Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind

  • Serien- oder Alternativtermine
    Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termine übersichtlich dargestellt

  • Kopplung
    Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden
  • Bewirtung
    Integrierte Organisation der Verpflegung – z. B. mit E-Mail-Funktion an den verantwortlichen Caterer

  • Vorlauf- und Stornofristen
    Konfigurierbare Vorlauf-/ Stornofristen für Dienstleister

  • Besuchermanagement
    Einladungen und Empfang der Gäste arrangieren

  • Abrechnungsfunktionalität
    Raumnutzung und/oder Catering
  • Bestuhlungsverwaltung
    Mit Beauftragungsfunktion – z. B. inklusive E-Mail-Funktion an die Raumtechnik

  • Medien- und Technikausstattung
    Optionale Technik einfach mitbuchen

  • Integriertes Dokumenten-Management
    Z. B. für die Ablage einer Agenda

  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
    Per E-Mail oder Aufgabenliste

  • iCalendar-Einladungen
    Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im standardisierten iCal-Datenformat (wird von allen gängigen Mail-Clients unterstützt)

  • Workflow & Aufgabenverwaltung
  • Email Service
    MS Outlook-Integration

  • MS Office-Integration

  • Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
    Z. B. zur Auslastung

  • Flexibles Hosting
    Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
  • Single Sign-on
    Anbindung an das Unternehmensverzeichnis  (Active Directory)

Vorteile eines Raumbuchungssystems

Optimale Raumauslastung

"

Reduzierung von Kosten und Aufwand

Mitarbeiter und Gäste informieren

Organisation von Catering und technischer Ausstattung

Buchungsmöglichkeiten vor Ort oder per Smartphone

Einfache Nutzung über MS Teams

Flexibles Hosting im Intranet oder in der Cloud

r

Vermeidung von Konflikten

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