Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Mit windream Dokumente, Akten und Prozesse effizient managen
Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) für alle Anforderungen
Unabhängig davon, welche Dokumente Sie in Ihrem Unternehmen verwalten, wo Sie arbeiten oder welches Gerät Sie verwenden – mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) windream haben Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz stets griffbereit. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice: Ihre elektronischen Unterlagen sind jederzeit und überall verfügbar.
windream ermöglicht es Ihnen, klassische Dokumentenverwaltung und moderne Workflow-Modellierung in einer umfassenden, integrierten Softwarelösung zu vereinen.
windream im Überblick
- Kombinierte Lösung aus DMS und Archiv
- Uneingeschränkte Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen
- Windows Explorer als Benutzeroberfläche
- Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch ausgefeiltes Rechtekonzept
- Leistungsfähige Integrationen in Drittprodukte
- Einfache und schnelle Implementierung
- Modular und flexibel
- Hohe Benutzerfreundlichkeit für optimale Akzeptanz bei Anwendern
- Rechtskonforme Archivierung nach GoBD und EU-DSGVO
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit unserem Dokumentenmanagementsystem
Mit windream haben Sie immer Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen – zeitaufwändiges Suchen gehört der Vergangenheit an. Das Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass Sie den Überblick über Ihre Unterlagen behalten und den Bearbeitungsstatus jederzeit transparent nachvollziehen können. Zudem ermöglicht das DMS die 100%ig rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente.
Nutzen Sie die Vorteile von windream, um sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen zentral und mit maximalen Sicherheitsstandards auf einer Plattform zu bündeln. So hat jede Abteilung flexiblen Zugriff auf alle relevanten Dokumente: Ob E-Mails, Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine – alle Dokumente können online eingesehen und bearbeitet werden. Digitale Workflows lassen sich direkt im DMS anstoßen, und die digitale Ablage gewährleistet, dass keine Datei verloren geht. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit online einsehbar und bietet maximale Transparenz.
Kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen!
Einige unserer Referenzkunden
Nahtlose Einbindung in Ihre bestehende IT-Landschaft
In Unternehmen sind oft zahlreiche Systeme wie ERP, Outlook, Teams oder FiBu-Software im Einsatz, die unterschiedlich stark mit Dokumenten verknüpft sind. windream bietet hierfür die passenden Schnittstellen, um eine reibungslose Datenübertragung in das DMS zu gewährleisten. Der entscheidende Vorteil: Das System fügt sich optimal in Ihre bestehende IT-Umgebung ein, ohne dass aufwendige Anpassungen oder Umstrukturierungen erforderlich sind.
Das bietet unser leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem
Windows Explorer als Benutzer-oberfläche
Mobiles Arbeiten ohne Limit
Orts- und zeitunabhängi-ger Zugriff auf Informationen
Weltweiter Zugriff von beliebigen Endgeräten
Rechtskonforme Archivierung nach GoBD und EU-DSGVO
Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch ausgefeiltes Rechtekonzept
Leistungsfähige Integrationen in Drittprodukte
Schnelle Implementierung
DMS + Archiv in einem Produkt
Modular & flexibel
Intuitive Bedienung
Hohe Nutzerakzeptanz
Funktionen von windream
Schneller Zugriff auf Dokumente
Profitieren Sie von einer effizienten und schnellen Suche nach Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem (DMS), einschließlich der Möglichkeit, mithilfe von Schlagwörtern, Metadaten oder Volltextsuche relevante Dateien innerhalb kürzester Zeit zu finden. So wird Ihre Arbeitsweise effizienter, Suchzeiten werden minimiert, und der Zugriff auf wichtige Informationen gestaltet sich deutlich einfacher.
Mobiler Zugriff
Mit einem geeigneten Endgerät wie Laptop, Tablet oder Smartphone können Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dokumente zugreifen. Dies eröffnet neue Chancen für die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht es Unternehmen, sich den Anforderungen der modernen Arbeitswelt anzupassen, in der Homeoffice und Remote Work längst zum Standard gehören.
Digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse
Mit dem Business Process Management schaffen Sie die ideale Grundlage für die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse. Es kombiniert klassisches Dokumentenmanagement mit digitalem Prozessmanagement, sodass Sie Workflows individuell auf Ihre Anforderungen zuschneiden können. Dies führt zu schnelleren Abläufen und reduziert die Fehleranfälligkeit erheblich.
Ein Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung, die teil- oder vollständig automatisiert werden kann. Auch die Zusammenarbeit im Team profitiert: Mitarbeitende, die auf dieselben Dokumente zugreifen, arbeiten effizienter und reibungsloser dank optimierter Workflows.
Mehr zu Business Process Management (BPM)
E-Mail-Archivierung
Täglich erhalten Unternehmen eine große Anzahl an E-Mails, und es ist entscheidend, keine wichtigen Informationen zu verpassen oder zu verlieren. Durch die Integration von E-Mail-Archivierung in das Dokumentenmanagementsystem wird jede Nachricht sicher gespeichert und verwaltet. Die elektronische Archivierung ermöglicht eine systematische Ablage und hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails effizient zu organisieren.
Vermeidung von Datenverlust
windream nutzt fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um Ihr Unternehmen vor Datenverlust zu schützen. Der Verlust von Dokumenten kann gravierende geschäftliche Konsequenzen haben, doch eine zuverlässige digitale Archivierung stellt sicher, dass Ihre Daten jederzeit sicher und abrufbar sind.
Revisionssicherheit und Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Mit windream ist Revisionssicherheit garantiert – das bedeutet, dass Sie ein Dokument so speichern können, dass jederzeit nachvollziehbar ist, dass es sich um das unveränderte Original handelt.
In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Aufbewahrungsfristen zu archivieren, wie beispielsweise Rechnungen, die für das Finanzamt in Originalform über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Nach der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO müssen personenbezogene Daten jedoch nach Ablauf der festgelegten Frist gelöscht werden. Ein DMS hilft Ihnen, diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Friständerungen zu berücksichtigen, um die Compliance jederzeit zu gewährleisten.
Nachhaltigkeit durch Dokumentenmanagement
Der Einsatz eines DMS trägt maßgeblich zur ökologischen Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen bei, indem er den Papierverbrauch erheblich reduziert. Da weniger Ausdrucke notwendig sind, verringert sich auch der Verbrauch von Toner und Tinte. Auf diese Weise leisten Sie einen wichtigen Beitrag zu einer umweltfreundlicheren Unternehmensführung und arbeiten ressourcenschonender als jemals zuvor.
Kostenersparnisse
windream bietet Unternehmen ein erhebliches Potenzial zur Kostenreduzierung. Neben Einsparungen bei Papier-, Druck- und Archivierungskosten profitieren vor allem die Mitarbeitenden von einer besseren Ressourcennutzung. Die eingesparte Zeit kann nun für wertschöpfende Aufgaben verwendet werden. Dies wird durch schnelleren Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie durch die Automatisierung von zuvor manuellen Prozessen erreicht, die jetzt effizient in digitale Workflows integriert werden können.
Vereinfachte Darstellung eines Dokumentenmanagementsystems
Ausführliche Informationen – Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
In unserer Rubrik „Wissen – was ist…?“ haben wir für Sie alle wichtigen Informationen, rund um das Thema Dokumentenmanagementsystem auf zusammengefasst.
„DMS-Guide: Alles, was Sie über Dokumentenmanagement wissen müssen“
In unserem E-Book erhalten Sie umfassende Informationen rund um das Thema Dokumentenmanagement. Der DMS-Guide richtet sich sowohl an Anfänger als auch an erfahrene Nutzer, die ihr Wissen vertiefen möchten. Erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bietet und welche Faktoren Sie bei der Auswahl des idealen DMS berücksichtigen sollten.
Mit unserem Digital Workplace meistern Sie die Herausforderungen im Datenmanagement
- Die Dokumentenarchivierung ist die effizienteste Archivierungsmöglichkeit. Als optimale Ergänzung zum Dokumentenmanagementsystem erhalten Sie mit unserer Archivierung eine übersichtliche, einfach zu implementierende Lösung.
- Digitalisieren Sie Ihre Akten, damit Sie alle Dokumente auf einen Blick griffbereit haben.
- Optimieren Sie Ihr Workflow Management, gestalten Sie die Zusammenarbeit, die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Daten und Dateien smart und digital.
- Mit einer Kombination aus einem Dokumentenmanagementsystem und E-Mail-Archivierung erreichen Sie, dass keine Nachrichten verloren gehen.
- Versionierung von Dokumenten bedeutet, jede Änderung an einem Dokument oder einer Datei zu dokumentieren. Dies geschieht dadurch, dass alle Dateien nach dem Ändern im Archiv als aktualisierte Version gespeichert und mit einer Versionsnummer abgelegt werden.
- Eine revisionssichere Archivierung muss gesetzliche Ansprüche erfüllen, zugleich sicher und effizient sein. Es geht darum, abgelegte Daten vor nachträglichen Abänderungen zu schützen und Manipulationen zu vermeiden. Alle Informationen sollen auffindbar und nachvollziehbar sein, verfälschungssicher und unveränderbar archiviert werden. Die genauen Anforderungen, die an eine revisionssichere Aktenführung und an die Dokumentenverwaltung gestellt werden, sind in der GoBD festgelegt.
- Einfache und schnelle Text- und Schlagwortsuche zählt zu den Kriterien für ein gutes Dokumentenmanagementsystem. Eine Software mit leistungsfähigen Suchfunktionen hilft, gesuchte Dokument mit wenigen Klicks zu finden. Bei der Schlagwort- und Textsuche wird zwischen einer umfassenden Volltextsuche, gezielter Metadatensuche sowie einer kombinierten Volltext- und Metadatensuche unterschieden.
- Die Digitalisierung analoger Unterlagen gehört zu den wesentlichen Aufgaben einer modernen Datenverwaltung. Moderne Dokumentenmanagementsysteme, wie die Lösung der dataglobal Group, helfen Ihnen beim Digitalisieren, Bearbeiten und Verwalten Ihrer Unterlagen.