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Kostenloses Ebook "Der DMS-Guide"

Das E-Book ist als Ratgeber für Unternehmen konzipiert, die sich Informationen und Tipps zur Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems wünschen. 

Dokumenten­managementsystem (DMS)

Mit windream Dokumente, Akten und Prozesse effizient managen

Ihr Dokumentenmanagement System (DMS) für alle Anforderungen

Unabhängig davon, welche Dokumente Sie in Ihrem Unternehmen verwalten, wo Sie arbeiten oder welches Gerät Sie verwenden – mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) windream haben Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz stets griffbereit. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice: Ihre elektronischen Unterlagen sind jederzeit und überall verfügbar.

windream vereint klassisches digitales Dokumentenmanagement und moderne Workflow-Modellierung in einer umfassenden, integrierten Softwarelösung. Entscheiden Sie sich jetzt für die effiziente digitale Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen.

Logo windream GmbH

Vorteile der DMS Software windream im Überblick

  • Flexibler und schneller Zugriff auf alle Dokumente
  • Mobiles Arbeiten ohne Limit
  • Schnelle Prozesse durch digitale Workflows
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Kostenersparnisse
  • Einfache und schnelle Implementierung
  • Höchste Sicherheitsstandards
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit

Geschäftsprozesse optimieren mit unserem Dokumentenmanagement System

Mit windream haben Sie immer Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen – zeitaufwändiges Suchen gehört der Vergangenheit an. Die Dokumentenmanagement Software sorgt dafür, dass Sie den Überblick über Ihre Unterlagen behalten und den Bearbeitungsstatus jederzeit nachvollziehen können. Zudem ermöglicht das DMS System die 100%ig rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

Nutzen Sie die Vorteile von windream, um sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen zentral und mit maximalen Sicherheitsstandards auf einer Plattform zu bündeln. So hat jede Abteilung flexiblen Zugriff auf alle relevanten Dokumente: Ob E-Mails, Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine – alle Dokumente können online eingesehen und bearbeitet werden, sofern der Mitarbeiter berechtigt ist.

Digitale Workflows lassen sich direkt im DMS System anstoßen. So optimieren Sie ihre Arbeitsprozesse und entlasten Ihre Mitarbeiter durch Automatisierungen, wo sie benötigt werden und sinnvoll sind. Freuen Sie sich auf spürbare Kostenersparnisse und Effizienzgewinne.

Kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen!

 

Infografik Dokumentenmanagementsystem

Einige unserer Referenzkunden

Logo BE Bauelemente GmbH
Referenz Logo Robert Bosch Stiftung
Referenz interstuhl
Referenz Raiffeisen Landesbank Kärnten
Referenz SWEG

Nahtlose Einbindung in Ihre bestehende IT-Landschaft

In Unternehmen sind zahlreiche Systeme wie ERP, Outlook, MS Teams oder FiBu-Software im Einsatz, die unterschiedlich stark mit Dokumenten verknüpft sind.

windream bietet hierfür die passenden Schnittstellen, um eine reibungslose Datenübertragung in das DMS System zu gewährleisten. Der entscheidende Vorteil: Das System fügt sich optimal in Ihre bestehende IT-Umgebung ein, ohne dass aufwendige Anpassungen oder Umstrukturierungen erforderlich sind.

 

 

Features der Dokumentenmanagement Software (DMS)

DMS & Digitales Prozessmanagement

Intuitive Bedienung

DMS Software + Archiv in einem Produkt

Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch ausgefeiltes Rechtekonzept

Windows Explorer als Benutzer-oberfläche

Rechtskonforme Archivierung nach GoBD und EU-DSGVO

Modular & flexibel

Einfache Integration in Ihre Software-Umgebung

Das leistet das windream DMS System für Ihr Unternehmen

Schneller Zugriff auf Dokumente

Profitieren Sie von einer effizienten und schnellen Suche nach Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem (DMS), einschließlich der Möglichkeit, mithilfe von Schlagwörtern, Metadaten oder Volltextsuche relevante Dateien innerhalb kürzester Zeit zu finden. So wird Ihre Arbeitsweise effizienter, Suchzeiten werden minimiert, und der Zugriff auf wichtige Informationen gestaltet sich deutlich einfacher.

Mobiler Zugriff

Mit einem geeigneten Endgerät wie Laptop, Tablet oder Smartphone können Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dokumente zugreifen. Dies eröffnet neue Chancen für die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht es Unternehmen, auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt zu reagieren, in der Homeoffice und Remote Work zum Standard gehören.

Digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse

Mit dem Business Process Management schaffen Sie die ideale Grundlage für die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse. Es kombiniert klassisches Dokumentenmanagement DMS mit digitalem Prozessmanagement, sodass Sie Ihre Workflows individuell auf Ihre Anforderungen zuschneiden. Das Resultat: schnellere Abläufe, geringere Fehleranfälligkeit und mehr Effizienz.

Ein Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung, die teil- oder vollständig automatisiert werden kann. Auch die Zusammenarbeit im Team profitiert: Mitarbeitende, die auf dieselben Dokumente zugreifen, arbeiten effizienter und reibungsloser dank optimierter Workflows.

Mehr zu Business Process Management (BPM)

E-Mail-Archivierung

Täglich erhalten Unternehmen eine große Anzahl an E-Mails – da ist es entscheidend, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Informationen zu verpassen oder zu verlieren. Durch die Integration von E-Mail-Archivierung in die Dokumentenmanagement Software wird jede Nachricht sicher gespeichert und verwaltet. Die elektronische Archivierung ermöglicht eine systematische Ablage und hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails effizient zu organisieren.

Mehr zur E-Mail-Archivierung

Vermeidung von Datenverlust

windream nutzt fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um Ihr Unternehmen vor Datenverlust zu schützen. Der Verlust von Dokumenten kann gravierende geschäftliche Konsequenzen haben, doch eine zuverlässige digitale Archivierung stellt sicher, dass Ihre Daten jederzeit sicher und abrufbar sind.

Revisionssicherheit und Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Mit windream ist Revisionssicherheit garantiert – das bedeutet, dass Sie ein Dokument so speichern können, dass jederzeit nachvollziehbar ist, dass es sich um das unveränderte Original handelt.

In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume zu archivieren (z. B. Rechnungen). Diese sind für das Finanzamt in Originalform und über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO müssen personenbezogene Daten jedoch nach Ablauf einer festgelegten Frist gelöscht werden. Ein DMS System hilft Ihnen, diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Friständerungen zu berücksichtigen, damit Sie die Compliance jederzeit gewährleisten können.

Nachhaltigkeit durch Dokumentenmanagement System

Der Einsatz einer DMS Software trägt maßgeblich zur ökologischen Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen bei, indem er den Papierverbrauch erheblich reduziert. Da weniger Ausdrucke notwendig sind, verringert sich auch der Verbrauch von Toner und Tinte. Auf diese Weise leisten Sie einen wichtigen Beitrag zu einer umweltfreundlicheren Unternehmensführung und arbeiten ressourcenschonender als jemals zuvor.

Kostenersparnisse

windream bietet Unternehmen ein erhebliches Potenzial zur Kostenreduzierung. Neben Einsparungen bei Papier-, Druck- und Archivierungskosten profitieren vor allem die Mitarbeiter von einer besseren Ressourcennutzung. Die eingesparte Zeit kann nun für wertschöpfende Aufgaben verwendet werden. Dies wird durch schnelleren Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie durch die Automatisierung von Prozessen erreicht, die jetzt effizient in digitale Workflows integriert werden können.

Die Phasen beim Business Process Management

Vereinfachte Darstellung eines Dokumentenmanagementsystems

 

Ausführliche Informationen – Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

In unserer Rubrik „Wissen – was ist…?“ haben wir für Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Dokumentenmanagement System zusammengefasst.

 

call to action, DMS-Guide Jetzt downloaden

„DMS-Guide: Alles, was Sie über Dokumentenmanagement DMS wissen müssen“

In unserem E-Book erhalten Sie umfassende Informationen rund um das Thema digitales Dokumentenmanagement. Der DMS-Guide richtet sich sowohl an Anfänger als auch an erfahrene Nutzer, die ihr Wissen vertiefen möchten.

Erfahren Sie, was eine Dokumentenmanagement Software ist, welche Vorteile DMS Ihrem Unternehmen bietet und welche Faktoren Sie bei der Auswahl des idealen DMS System berücksichtigen sollten.

Für wen eignet sich der Betrieb der DMS Software vor Ort im eigenen Unternehmen (on-premises), und wer sollte lieber auf eine Lösung in der Cloud zurückgreifen? Außerdem lernen Sie das umfangreiche Produkt- und Service-Angebot der dataglobal Group kennen, einem der größten Dokumentenmanagementsystem Anbieter (DMS Anbieter) in der DACH-Region.

 

Ihr DMS Anbieter: Mit unserem Digital Workplace meistern Sie die Herausforderungen im Datenmanagement

  • Die Dokumentenarchivierung ist die effizienteste Archivierungsmöglichkeit. Als optimale Ergänzung zum Dokumentenmanagement System erhalten Sie mit unserer Archivierung eine übersichtliche, einfach zu implementierende Lösung.
  • Di­gi­talisieren Sie Ihre Ak­ten, damit Sie alle Dokumente auf einen Blick griffbereit haben.
  • Optimieren Sie Ihr Work­flow Management, gestalten Sie die Zusammenarbeit, die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Daten und Dateien smart und digital.
  • Mit einer Kombination aus DMS Software und E-Mail-Archivierung ist sichergestellt, dass keine Nachrichten verloren gehen.
  • Versionierung von Dokumenten bedeutet, jede Änderung an einem Dokument oder einer Datei zu dokumentieren. Dies gelingt, indem alle Dateien nach dem Ändern im Archiv als aktualisierte Version gespeichert und mit einer Versionsnummer abgelegt werden.
  • Eine revisionssichere Archivierung muss gesetzliche Ansprüche erfüllen, zugleich sicher und effizient sein. Es geht darum, abgelegte Daten vor nachträglichen Änderungen zu schützen und Manipulationen zu vermeiden. Alle Informationen sollen auffindbar und nachvollziehbar sein sowie verfälschungssicher und unveränderbar archiviert werden. Die genauen Anforderungen, die an eine revisionssichere Aktenführung und an die digitale Dokumentenverwaltung gestellt werden, sind in der GoBD festgelegt.
  • Eine einfache und schnelle Text- und Schlagwortsuche zählt zu den wichtigsten Kriterien für ein gutes Dokumentenmanagementsystem. Eine Software mit leistungsfähigen Suchfunktionen hilft, gesuchte Dokument mit wenigen Klicks zu finden. Bei der Schlagwort- und Textsuche wird zwischen einer umfassenden Volltextsuche, gezielter Metadatensuche sowie einer kombinierten Volltext- und Metadatensuche unterschieden.
  • Die Digitalisierung analoger Unterlagen gehört zu den wesentlichen Aufgaben einer modernen Datenverwaltung. Moderne Dokumentenmanagementsysteme, wie die Lösung der dataglobal Group, helfen Ihnen beim Digitalisieren, Bearbeiten und Verwalten Ihrer Unterlagen.

Interesse an unserer Lösung? Hier Anfrage stellen

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